Landelijke Studentenvakbond wordt op het matje geroepen bij ProctorExam

Laten we onszelf eerst introduceren voor wie ons nog niet kent: we zijn momenteel het grootste, online proctoringbedrijf in Europa en wereldleider op het gebied van flexibele SaaS-proctoringtechnologie. Nu komen we met een officiële verklaring op het persbericht van de Landelijke Studentenvakbond (LSVB) van eind januari 2021. Hierin zijn een aantal foutieve claims opgenomen, waarmee onze reputatie ten onrechte in het geding is gekomen. We wilden er niet gelijk op springen, maar afstand nemen en op gedegen wijze reageren, zodat we samen op constructieve wijze het gesprek aangaan.

We hebben volkomen begrip voor de belangenbehartiging van examenafnemers door de Landelijke Studentenvakbond. Ook begrijpen we dat proctoring wereldwijd een nieuw fenomeen is, waar gezien de huidige situatie geen alternatief voor is. Dit door de noodzaak en urgentie, zodat toetsen op afstand mogelijk kan worden gemaakt en kan blijven doorlopen. Daarbij hebben onze eindklanten, waaronder gerenommeerde onderwijsinstellingen, keuzes gemaakt waar niet iedere examenafnemer – op individueel niveau – altijd de voorkeur aan zou hebben geven.

Educatie democratischer maken

We zijn zeven jaar geleden opgericht door – destijds – een student, omdat scholen studenten verplichtten om af te reizen naar een fysieke locatie om een examen af te nemen. De visie was om educatie toegankelijker te maken, alleen werd er toen nog te weinig over het examen nagedacht. Studenten konden daardoor niet op afstand afstuderen.

In de beginjaren zijn we vooral gebruikt om de keuzevrijheid te vergroten en daarmee educatie democratischer te maken. Met COVID-19 is meer keuzevrijheid voor examenafnemers, onbedoeld verandert en zelfs tijdelijk enigszins gestaakt. Naar een locatie gaan, is niet meer mogelijk. Dit is vooral vervelend voor studenten die redelijk snel bij een fysieke examenlocatie aanwezig kunnen zijn.

Na de pandemie willen we weer terug naar meer keuzemogelijkheden voor de examenafnemers, zodat ze toetsen kunnen afnemen op een wijze die bij hen past – van snel naar een examenlocatie gaan tot volledig op afstand afstuderen, of een hybride vorm van beide.

Gebruiksvriendelijkheid van proctoring en evenwichtigheid door geen te grote inmenging in de persoonlijke levenssfeer.

De uitspraken in het persbericht van de Landelijke Studentenvakbond “Tegelijkertijd kan het gebruik van de software ook op veel kritiek rekenen vanwege technische mankementen en privacyredenen” en “Studenten worden nu dubbel slachtoffer van deze crisis doordat ze naast deze uitzonderlijke situatie ook nog eens bovenmatig stress ervaren bij het maken van hun tentamens” zijn onvoldoende onderbouwd en vooral onbillijk met ons in verband gebracht.

We hebben tijdens COVID-19 meer dan twee miljoen examens op afstand mogelijk gemaakt. Die toetsen hadden anders niet kunnen doorgaan. Zouden er steeds technische mankementen of privacyschendingen hebben plaatsgevonden, dan zouden we dit niet op internationale schaal en voor een breed scala aan verschillende soorten klanten succesvol hebben kunnen doen.

Ook spreken veel examenafnemers zich wel degelijk positief uit over proctoring. Deze examenafnemers bevestigen de gebruiksvriendelijkheid van proctoring en de evenwichtigheid, doordat er geen te grote inmenging in de persoonlijke levenssfeer plaatsvindt.

Sterker nog, we vragen om weinig gegevens voor in het systeem. Vaak zijn examenafnemers voor ons zelfs anoniem, dus zonder naam en met een studentennummer – een keuze van bijvoorbeeld een onderwijsinstelling of corporate klant. Een ander voorbeeld is dat als de examenafnemer een foto van zijn of haar ID maakt om te laten zien dat de identiteit overeenkomt aan de hand van de foto en het uiterlijk, dan zet hij of zij de vinger voor het BSN-nummer. Dit soort praktijken maakt ProctorExam extra streng en dus veilig.

Verplichte GDPR-training, dubbele weergave en advies voor iedere setting

Bij ieder examen wordt er gekeken naar hoe veiligheid, nauwkeurigheid en integriteit centraal gezet kunnen worden. In maart van 2020 waren we nog met twee man. Inmiddels gaan we richting de achtentwintig. Om veiligheid, nauwkeurigheid en integriteit te waarborgen, is bijvoorbeeld een GDPR-training voor iedereen die bij ProctorExam werkt verplicht en natuurlijk ook uitgebreide trainingen over het systeem, van chatfuncties met de examenafnemers tot de juiste context bieden en meer.

In de praktijk betekent dit dat de uitzonderlijke wijze van proctoring, namelijk een dubbele weergave door naast de webcam een tweede camera te gebruiken – bijvoorbeeld een smartphone of tablet –de veiligheid en nauwkeurigheid verhoogt. Traditionele en veelal Amerikaanse proctoringdiensten krijgen alleen het vooraanzicht te zien en gebruiken invasieve technologie om staren te registreren door middel van kunstmatige intelligentie. Natuurlijk bewegen mensen tijdens een examen met hun ogen. Examens duren immers een paar uur. Daarom is het beter om te begrijpen waar de examenafnemers precies naar staren. Een zuivere context bieden, is wat we willen doen.

De eindklanten kunnen zelf besluiten of ze voor een tweede camera gaan of niet. Ze kunnen allemaal verschillende soorten functionaliteiten uitkiezen, of zaken zoals de beoordeling van examens door menselijke proctors vanuit ons, of door eigen proctors en personeelsleden enzovoorts. We ondersteunen iedere setting, zodat wat voor klant dan ook het helemaal kan inrichten naar eigen behoefte.

We kunnen wel adviseren in wat het beste werkt. Als een reviewer, dus een moderator achter de schermen, nooit eerder examenafnemers in een digitale setting begeleid heeft, adviseren we bijvoorbeeld vijf tot zes examenafnemers als maximum.

Incidenten met foutieve claims

In het persbericht van de Landelijke Studentenvakbond staat: “De LSVB benadrukt daarbij onder andere de talloze incidenten die al hebben plaatsgevonden als gevolg van het gebruik van de software.” Vervolgens worden er een reeks foutieve claims gemaakt met betrekking tot de genoemde incidenten:

• De beslissing om de examens ongeldig te verklaren aan de Erasmus Universiteit Rotterdam is genomen door de examencommissie. Daarnaast hebben we van tevoren kunnen inschatten dat het aantal examens niet binnen 48 uur door de reviewers kon worden bekeken. Er waren echter geen technische problemen, zoals “haperingen” van de internetverbinding, zoals de Landelijke Studentenvakbond schetst. Na de analyse van de examentijd versus de doorlooptijd van de review trokken we bovendien de conclusie dat ze binnen de afgesproken termijn konden bleven.

• Een incident waarmee 1400 studenten aan de Wageningen Universiteit onterecht als verdacht bestempeld werden doordat de anti-spieksoftware ze eruit viste, is onrechtmatig aan ons toegeschreven. Wageningen University is geen klant.

• Een incident waarmee 110 studenten aan de Vrije Universiteit in Amsterdam onterecht als verdacht bestempeld werden doordat de anti-spieksoftware ze eruit viste, is onrechtmatig aan ons toegeschreven. Dit incident bij de VU is echter niet met ons geweest.

• Een incident waarbij een datalek op Hanzehogeschool Groningen onder de aandacht kwam van het grotere publiek en waarmee journalisten een aantal studenten konden zien die hun tentamens maakten, vond plaats buiten ons gebruik om. Ook werden er geen tools van ons gebruikt tijdens dit voorval.

• De Landelijke Studentenvakbond noemt een instabiele internetverbinding “schrijnend”, omdat het risico bestaat dat de toetsen hierdoor afgekeurd zouden kunnen worden. Echter is het zo dat we hier tegenwicht aan kunnen bieden, zeker in andere landen waar internet inderdaad soms vaker kan uitvallen. Dit door het juiste advies te geven. Daarbij bieden de meeste onderwijsinstellingen de examenafnemer de mogelijkheid om een bezwaar en verzoek tot een alternatieve toetsvoorziening in te dienen bij de examencommissie. Dit tot één week voordat de toets gepland staat. Ook bieden onderwijsinstellingen en corporate bedrijven de examenafnemer een systeemcheck tot 72 uur voordat de toets gepland staat. Tijdens zo’n check worden bijvoorbeeld hardware en software gecontroleerd en instructies gegeven om benodigde software of apps te installeren. Is de systeemcheck succesvol afgerond, dan ontvangt de examenafnemer een e-mail van ons met link naar het examen. Eventuele technische problemen kunnen op die manier tot 24 uur voordat de toets begint, volledig worden opgelost.

Ook is er een ander incident in het publieke domein rondgegaan. Een examen bij De Hogeschool van Amsterdam zou ontbreken en daardoor ongeldig verklaard zijn, nadat het examen door de studenten was afgenomen. Een menselijke fout.

Doordat we ons streng aan de AVG- / GDPR- regels houden, kan een gewist examen door een gebruiker niet meer teruggehaald worden en ongedaan gemaakt. De optie data wissen, was immers al bevestigd. Video’s en ID foto’s worden direct verwijderd. Exameninformatie, dus de database, is na 24 uur door de back up niet meer beschikbaar. Kortom, eenmaal geconfirmeerd, wordt alle persoonlijke data van de gebruikers vernietigd.

AVG- / GDPR-compliant zijn, betekent dat de eindklant – bijvoorbeeld onderwijsinstellingen of klanten in de corporate wereld – de verwerkingsverantwoordelijke van de data is. Dit betekent dat de eindklant als controller zelf besluit wanneer de gegevens verwijderd worden.

Belang eindklant versus examenafnemer

Een lastige kwestie blijft het belang van onze eindklant versus dat van de examenafnemer. Over het algemeen kunnen we niet publiekelijk reageren op individuele gevallen bij de eindklanten, omdat de klant daar zelf over gaat en zelf contact op moet nemen met de examenafnemer. De kerntaak van ProctorExam is dat de relaties met de klanten gewaarborgd blijven.

We onderschrijven de complexiteit van deze dynamiek volledig. Daarbij is onderzoek naar de achtergrondinformatie van hoe zaken daadwerkelijk in elkaar zitten, in het publieke domein soms summier of foutief zoals in deze situatie. Daardoor kunnen er blijkbaar verkeerde percepties ontstaan over onze daadwerkelijke verantwoordelijkheid. We zijn blij dat we deze informatie kunnen geven.

Daarnaast zijn we niet alleen bereid om met de Landelijke Studentenvakbond in gesprek te gaan, we gaan ook meer transparantie bieden in de wereld van proctoring.

Dit artikel is geschreven door Daniel Haven, directeur ProctorExam en Dina-Perla Portnaar.

[Fotocredits – NuPenDekDee © Adobe Stock]