Wat als het fout gaat met je clouddienst?

Dropbox, SkyDrive, Google Drive, dagelijks maken we veelvuldig gebruik van clouddiensten. Soms zelfs zonder dat we het door hebben. Maar wat nou als het compleet misgaat met de cloudaanbieder? Waar blijft je data als het bedrijf failliet gaat, het wordt verkocht, of als de servers crashen? Laat je niet verrassen; bereid je voor met deze 4 tips.

Het is zonder twijfel een van de meest ingrijpende ontwikkelingen in de technologiewereld van de laatste jaren: de cloud. We slaan steeds meer persoonlijke gegevens, grote bestanden en gevoelige informatie op bij gigantische servers van Dropbox, Microsoft, Amazon, Apple en Google. Hieronder volgt een lijst met vier grote cloudcrisis waarvan je hoopt dat je ze jou nooit overkomen. Hoe moet je handelen, en hoe je kan je ze misschien voorkomen?

1. Clouddienst failliet
De cloud is een relatief nieuwe markt, waar constant nieuwe spelers opduiken. Het is dus niet eens zo heel gek gedacht dat zo’n partij zich onverhoopt in de nesten werkt en failliet gaat. Maar wat gebeurt er dan met de data die jij hebt opgeslagen op de servers van dit bedrijf?

De kans is groot dat deze data samen met het bedrijf ten onder gaat, hoe pijnlijk dat ook is. De servers zijn namelijk in het bezit van de aanbieder en als gebruiker huur je hier slechts ruimte op (of je maakt er gratis gebruik van zolang de aanbieder dit toelaat). Achteraf aanspraak maken op jouw verloren data, zal een lastig verhaal worden. Word je vooraf gewaarschuwd dat het einde in zicht is? Dan ben je misschien nog op tijd om al je gegevens te downloaden. Dit laatste zal echter lastig worden wanneer jouw bedrijf vele terabytes aan data in de cloud heeft opgeslagen.

Voorkomen: Je kunt er natuurlijk voor kiezen om de cloud helemaal links te laten liggen, maar dat zou zonde zijn. Het biedt namelijk veel voordelen, voor zowel grote als kleine bedrijven. Je doet er dan ook verstandig aan om het risico op problemen zo klein mogelijk te maken, en dat kun je doen met goed doordacht risicomanagement. Bespreek intern regelmatig de gezondheid van de cloudprovider die jullie gebruiken, houd altijd je ogen open voor betere aanbieders en maak een noodplan hoe te handelen als de clouddienst offline is.

Veruit het belangrijkste is echter om regelmatig back-ups te maken van de (belangrijke) bestanden. Mocht de clouddienst om welke reden dan ook omvallen of offline zijn, dan kan je als bedrijf direct een lokale back-up draaien en is het verlies minimaal.

2. Bestanden (per ongeluk) verwijderd
De cloud maakt het digitale leven een stuk praktischer. Immers, we kunnen onze data eenvoudig opslaan en deze overal waar een internetverbinding is benaderen. Maar wat als je nou per ongeluk die belangrijke presentatie uit Dropbox verwijdert? Of dat langverwachte jaarrapport uit SkyDrive gooit? De delete-knop is gevaarlijk snel ingedrukt, en weg zijn je bestanden. Of toch niet?

Voorkomen: Gelukkig zijn er verschillende manieren om verwijderde data terug te halen. De grootste cloudpartijen (Dropbox, SkyDrive, Google Drive) bewaren een verwijderd item gedurende een bepaalde tijd. Dit stelt jou als gebruiker dus in staat om je verloren bestanden alsnog terug te halen. Deze prullenbak is niet te vinden in de desktopapplicatie, je zal dus even moeten inloggen op de website.

Dropbox: Log in op de Dropbox-website, en klik rechtsboven op het prullenbakje. Hierdoor worden alle bestanden zichtbaar die je de afgelopen 30 dagen hebt verwijderd. Als je met je muis over een van deze bestanden gaat, krijg je de optie voor een uitklapmenu. Klik op het pijltje en selecteert Undelete om het bestand terug te plaatsen.

SkyDrive: Log in op de SkyDrive-website en klik linksonder op Prullenbak in het zijmenu. Rechtsklik op een bestand in de lijst verwijderde items en selecteer Terugzetten.

Google Drive: Log in op Google Drive en selecteer Meer in de zijbalk links. Ga vervolgens naar Prullenbak. Rechtsklik op het bestand en selecteer Herstellen uit prullenbak om het terug te halen.

3. Servers onbereikbaar
Werk je met al je documenten in de cloud, dan ben je afhankelijk van de servers van een partij die misschien wel duizenden kilometers verderop staan. Als die servers onbereikbaar worden door technisch falen, dan is daar heel weinig aan te doen en is het enige wat je rest rustig af te wachten. Houd het blog van de aanbieder in de gaten voor updates, en je mail natuurlijk ook. Veel grotere clouddiensten doen aan risico-spreiding. 

Voorkomen: Voorkomen kun je het uitvallen van servers niet. Veel van de grotere aanbieders hebben wel in hun servicevoorwaarden informatie opgenomen over wat te doen. Kijken we bijvoorbeeld naar de servicevoorwaarden van Dropbox, dan zien we bijvoorbeeld dat Dropbox een backup garandeert in samenwerking me Amazon.

4. Geen internetverbinding beschikbaar
Een (mobiele) internetverbinding wordt voor veel mensen meer en meer een eerste levensbehoefte. Toch kan het zo zijn dat het internet uitvalt of er grote storingen zijn, en dat levert voor bijna iedereen direct grote problemen op.

Voorkomen: Een grote internetstoring kun je niet voorkomen. Je kunt er echter wel voor zorgen dat je een desktop-programma hebt geïnstalleerd dat direct als een back-up werkt. Je schrijft je bestanden lokaal weg naar je harde schijf en tegelijkertijd zorgt het desktopprogramma ervoor dat de map waarin je het bestand hebt opgeslagen, gesynchroniseerd wordt met de server van je clouddienst. Heb je dit programma op meerdere apparaten draaien (een werklaptop en bijvoorbeeld een Mac die van jezelf is) dan heb je dus een dubbele back-up georganiseerd voor jezelf.

Veel clouddiensten bieden een desktopprogramma aan, vooral Dropbox werkt eigenlijk niet eens echt lekker zonder het desktopprogramma omdat het heel erg leunt op mappenstructuren en daardoor op een andere manier werkt dan Google Drive.

Tot slot nog een Algemene tip: Maar altijd een back-up van je bestanden.
Als je de cloud gebruikt om belangrijke bestanden op te slaan, maak dan regelmatig een back-up. Gebruik een clouddienst nooit als enige opslagmedium voor je bedrijfsdata. Het kan immers zomaar gebeuren dat het op een ochtend allemaal verdwenen is of niet toegankelijk. En één back-up is hierbij niet voldoende. Maakt er altijd twee of drie op verschillende systemen en bewaar deze op een veilige locatie, liefst buiten het bedrijf. Mocht het om wat voor reden dan ook fout gaan met de clouddienst, dan kan je de back-up op een eigen server laten draaien en is het verlies minimaal.

[Dit artikel komt tot stand in samenwerking met KPN&Co, hét zakelijk blog waar op een praktische manier inzicht gegeven wordt over hoe de technologie van vandaag ondernemers kan helpen beter te ondernemen. Wil je meer weten over ondernemen in de cloud? Download dan het gratis ebook “Ondernemen in de cloud”.]