De overstap naar cloud diensten – waar let je op?

[Dit artikel komt tot stand in samenwerking met KPN&Co, hét zakelijk blog waar op een praktische manier inzicht gegeven wordt over hoe de technologie van vandaag ondernemers kan helpen beter te ondernemen. Wil je meer weten over ondernemen in de cloud? Download dan het gratis ebook “Ondernemen in de cloud”.]

De keuze is gemaakt, niet meer alles op eigen servers op kantoor en geen kostbare arbeidskrachten die PC’s updaten met nieuwe software en licenties. Het is tijd om over te stappen op cloud diensten. Maar waar let je dan op? Het is belangrijk om realistisch te blijven. Welk budget heb je voor ogen, welke risico’s wil je afdekken? Wat heb je echt nodig? Bij veel cloud diensten krijg je vaak een beter niveau van veiligheid tegen lagere kosten. We zetten vijf aandachtspunten op een rij.

1. Continuïteit van cloud diensten
Hoe belangrijk is het voor documenten en data dat ze bewaard blijven? Specifiek bij documenten met juridische of financiele gevolgen. Als deze er zijn, dan is er sprake van een hoog belang van continuiteit. Denk bijvoorbeeld aan de bewaarplicht voor de Belastingdienst of belangrijke contracten.

Een fysiek bedrijfsarchief zoals een brandkast of een kluis moet de continuïteit van belangrijke bedrijfsdocumenten garanderen. Bij een cloud dienst is dit evenzo het geval. Elke dienstverlener zal zijn uiterste best doen om je data en documenten te bewaren en de continuïteit veilig te stellen. Voor reguliere documenten kan dit door middel van automatische back-ups. Bij belangrijke documenten is het goed om alert te zijn op de beschikbaarheid van de gegevens. Zo is het goed om na te gaan wat er met je data gebeurt als een cloud dienst onverhoopt failliet gaat of als er technische mankementen zijn. Bespreek dit met de cloud dienstverlener voor je een contract aangaat.

2. Vertrouwelijkheid van documenten
Het is niet wenselijk dat vreemden en concurrenten belangrijke bedrijfsinformatie in handen krijgen. Documenten kunnen op een beveiligde computer op kantoor staan, maar dat maakt het nog niet veilig. Want een USB stick met gevoelige data kan met gemak in een taxi blijven liggen, zo leert het nieuws van de afgelopen jaren ons. De cloud biedt veel meer mogelijkheden om gegevens veilig op te slaan. Zo is er de mogelijkheid om specifieke rechten toe te kennen aan medewerkers, de toegang te authoriseren. Je kunt een geheimhoudingsclausule afspreken met de dienstverlener.

3. Eigendomsrecht van je data
Je wilt zeker zijn dat je eigendom blijft van je eigen data. Er zijn cloud diensten die in ruil voor gratis toegang of een lagere prijs, je data en gegevens hergebruiken. Dit kan zijn via advertenties of de toestemming om foto’s en video’s opnieuw te gebruiken. Deze clausule staat in de servicevoorwaarden van de dienst. Neem dit goed door en verzeker jezelf er van dat je de juiste keuze maakt. Je wilt vaak genoeg eigenaar blijven van de ingevoerde gegevens.

4. Integriteit van de cloud dienst
Voor veel documenten is het belangrijk dat je voor een overheid of rechter kunt aantonen dat ze onveranderd en origineel zijn. Dit is de integriteit van een document. Je moet bijvoorbeeld kunnen aantonen dat financiele gegevens later niet zijn gewijzigd nadat ze bij een cloud dienst zijn gezet. Dit kan op verschillende wijzen zoals een audit-trail in de software: Wie heeft wat op welk moment gewijzigd? Of door de eigen informatiebeveiliging onder de loep te nemen. Werk je aan gevoelige documenten in de trein via een open wifi-verbinding? Dan is de kans aanwezig dat iemand meekijkt in de trein of via de open verbinding. Voor belangrijke documenten kies je voor een veilige opslag in een datacentrum. Tevens is het mogelijk om documenten via een elektronische handtekening te beveiligen. Hiermee kunnen gegevens niet meer ongemerkt worden veranderd, want de handtekening wordt dan ongeldig.

5. Overstapkosten voor je organisatie
Overstapkosten zijn de kosten die je maakt als je overstapt van de ene naar de andere cloud dienst met bijbehorende software. Veelal worden gegevens in een specifiek formaat opgeslagen. Als je besluit van een andere dienstverlener gebruik te maken is de kans aanwezig dat documenten niet meer direct leesbaar zijn en moeten worden geconverteerd. Vaak helpt het al om een export of back-up te maken van de gegevens en deze opnieuw te importeren bij de nieuwe leverancier. Echter dit is niet altijd de beste oplossing. De overstap van Apple software naar Microsoft en vice versa wil nog wel eens voor problemen zorgen in de conversie van documenten. Tevens is het belangrijk om de indirecte kosten in ogenschouw te nemen, zoals het trainen van personeel en de gewenning aan nieuwe software. Het vraagt soms om een nieuwe manier van werken die wat meer tijd kost dan je gewend was.

[Dit artikel komt tot stand in samenwerking met KPN&Co, hét zakelijk blog waar op een praktische manier inzicht gegeven wordt over hoe de technologie van vandaag ondernemers kan helpen beter te ondernemen. Wil je meer weten over ondernemen in de cloud? Download dan het gratis ebook “Ondernemen in de cloud”.]