Marketing20.10.2020

Waarom Dutchcowboys Media niet meer zonder work management software kan


Sinds wij Teamleader gebruiken, is het één en ander veranderd in de samenwerking binnen ons team en in de communicatie met externen. Toen ik (Tom, Marketing & Sales Director) een paar maanden geleden bij Dutchcowboys Media begon, ging er een nieuwe wereld voor mij open. Een wereld van korte lijnen, snelle acties en een enorme onderlinge betrokkenheid waarin iedereen precies weet wat er gaande is in zijn of haar expertisegebied.

Als je met honderden collega’s samenwerkt, vindt iedereen het logisch dat er work management software geïmplementeerd is, de onderlinge kennis- en informatieoverdracht is cruciaal, maar hoe zit dat dan bij de wat kleinere bedrijven?

Ouderwets langs elkaar heen werken

Bij Dutchcowboys werkten we tot voor kort zonder CRM-systeem of projectmanagement tool. Iets wat ik me bij mijn vorige werkgevers niet kon voorstellen. Maar aangezien het team hier een stuk kleiner is, de lijnen kort zijn en iedereen elkaar via allerlei communicatiekanalen zoals WhatsApp, e-mail en Slack op de hoogte kon houden leek hier eigenlijk nooit echt behoefte aan te zijn. We zaten bij elkaar op kantoor, spraken elkaar dagelijks en bij belangrijke zaken werd er een overleg ingepland om de neuzen allemaal dezelfde richting in te zetten. Soms vond iemand een andere uitdaging en dan werd de vervanger ingewerkt op de traditionele manier.

Toen kwam corona en zaten we allemaal thuis. Het nauw samenwerken werd nu ook onder de vaste collega’s een uitdaging.

Wij werken overigens niet alleen met vaste medewerkers, maar ook met een groot team aan freelancers. Freelancers zijn ook in onze branche onmisbaar, maar hoe houd je je collega’s die wat minder vaak op kantoor zijn overal van op de hoogte? Het kon bijvoorbeeld gebeuren dat een freelancer namens ons contact opnam met een partner terwijl ik daar net de afspreken mee gemaakt had. Best genant voor Dutchcowboys. Je wilt immers betrouwbaar en capabel overkomen en dit soort dingen hebben precies het tegenovergestelde effect.

Work management software als centrale hub

Wij zouden Dutchcowboys niet zijn als we niet heel gauw op zoek gingen naar een oplossing. Het is 2020, er is vast al een oplossing bedacht voor ‘al het gedoe’ op de werkvloer van een gemiddelde agency.

De oplossing hebben we gevonden: work management software. Een centraal punt waar ons hele bedrijf in samenkomt. De levensader van Dutchcowboys Media waarin we verkopen, factureren en organiseren. Wat is er afgesproken met de klant, wanneer moet dat project opgeleverd worden en lopen we wel op schema? Contactpersonen, gespreksverslagen, facturen, projecten en zelfs mijn volledige mailconversaties zijn inmiddels terug te vinden in Teamleader – de tool waar wij nu mee werken. Teamleader is nu al niet meer weg te denken uit onze organisatie. Het vergt wat discipline om alle informatie op één plek te verzamelen, maar op de lange termijn levert het zo veel op.

De voordelen van work management software

  • Overzicht creëren
    • Weten wat er uitstaat aan opdrachten en nog gefactureerd moet worden.
    • Welke taken, calls en afspraken heb ik nog staan voor de aankomende week.
    • Bijkomend voordeel: wie overzicht creëert krijgt er rust voor terug.
  • Professionaliteit uitstralen
    • Niets is zo onprofessioneel als niet weten wat je collega’s in een eerder stadium met diezelfde klant hebben afgesproken.
  • Je hoeft zelf niet zoveel meer te onthouden 😉
    • Alles wat je afspreekt kun je direct in je work managementsysteem verwerken
    • Naam, adres en contactpersoon gegevens kun je direct aan de juiste klant koppelen.
    • Prijsafspraken die gemaakt zijn verwerk je direct in het systeem. (Ben je een weekje weg dan hoeven je collega’s je niet lastig te vallen over wat je precies hebt afgesproken met deze klant)
  • Je collega’s maken ook afspraken.
    • Wel zo makkelijk als je weet wat je collega heeft afgesproken toch?
    • Zou collega X dit al gedaan hebben of collega Y al een factuur verzonden hebben? Check even snel je work management tool en je weet precies wat de status is.

Bovenstaande is nog maar een kleine opsomming van de vele voordelen die een goed werkend work managementsysteem met zich mee kan brengen. Het integreren van facturatieprogramma’s als Exact en boekhoudsoftware als Moneybird bijvoorbeeld is ook mogelijk. Je kunt LinkedIn koppelen om persoonsgegevens automatisch bij te werken, je e-mail synchroniseren, een custom made salesfunnel instellen en ga zo maar door.

preview-teamleader
preview-teamleader

Waarom Teamleader?

Ik heb gekozen voor een overzichtelijk systeem. Een systeem waarin we echt alle informatie kwijt kunnen, van klantgegevens tot projectinformatie. Een systeem waarin we niet alleen onderling kunnen communiceren, maar waarin ook alle communicatie met klanten en partners bijgehouden wordt.

Sinds wij Teamleader gebruiken, is het één en ander veranderd in de samenwerking binnen ons team en in de communicatie met externen. Het zal dus niet meer voorkomen dat iemand binnen vijf minuten contact opneemt met dezelfde vraag als ik. No more flaters, geen dubbel werk, geen onnodige belletjes om na te vragen wat nou precies de bedoeling van een taak of de status van een project is.

Je kunt wel stellen dat we sinds de implementatie van Teamleader een stuk professioneler te werk gaan. We werken als team nauw met elkaar samen – ook op afstand – we hebben één centrale hub voor alle informatie en kunnen ons focussen op onze core business: jou van het laatste nieuws voorzien op het gebied van marketing, social media, gadgets en online.

Focus focus focus op je core business

Ik hoor je denken: ‘Wij doen het al jaren heel goed zonder work management software, waarom zouden we ons werkproces aanpassen?’ Daar kan ik kort over zijn: het systeem gaat vóór je werken. Jij weet ook dat je van alle kanten continu nieuwe informatie krijgt. Informatie die je moet verwerken – of je nou wil of niet. Zolang jij bezig bent met informatieverwerking, ben je niet bezig met je core business. Je bent niet bezig met wat je leuk vindt of waar je goed in bent. Als je alle informatie op de juiste manier weet te kanaliseren en automatisch kan laten verwerken, dan kunnen we weer bezig zijn met ons vak. Of wil jij ‘nee’ zeggen tegen rust en ruimte in je hoofd?

Precies. Probeer Teamleader daarom 14 dagen gratis uit. En laat me vooral weten wat het jullie heeft opgeleverd!

[Fotocredits © tippapatt – Adobe Stock]

Jeroen de Hooge

Jeroen is al meer dan 15 jaar betrokken bij Dutchcowboys. Voornamelijk als digital content creator. En dan voor alle titels van The Blogidea Factory. Liefhebber van advertising, entertainment, tech, gadgets, en eigenlijk alles online.

Verder lezen over Software

Alles dat je moet weten over iOS 18

iOS 18 bevat gloednieuwe aanpassings­mogelijkheden, een compleet vernieuwde Foto’s-app, een nieuwe verbindingsoptie en Apple Intelligence, het persoonlijke intelligentiesysteem van Apple.

Mobile11.06.2024

Alles dat je moet weten over iOS 18

Copilot helpt je met de dagelijkse taken en dat geeft tijdwinst

AI. Elk bedrijf is er wel op zijn eigen manier mee bezig en kan daarbij vaak wel wat hulp gebruiken. Die krijgt het van bijvoorbeeld een SoftwareOne, een bedrijf in softwareoplossingen en services.

Technology03.06.2024

Copilot helpt je met de dagelijkse taken en dat geeft tijdwinst

Hét chatprogramma uit de 90’s stopt ermee: vaarwel ICQ

Ga je nu naar ICQ, dan zie je de melding dat de chatapp stopt op 26 juni en dat je VK Messenger of VK Workspace kunt gebruiken.

Online26.05.2024

Hét chatprogramma uit de 90’s stopt ermee: vaarwel ICQ

Huawei versterkt marktaandeel met 7 nieuwe productlanceringen in Dubai

Tech in Asia22.05.2024

Huawei versterkt marktaandeel met 7 nieuwe productlanceringen in Dubai

5 tips om online veilig te zijn

Heb jij wel eens een bericht ontvangen, met een eis om nu te betalen of je foto’s zullen online worden gezet? Of je krijgt een telefoontje en je hoort een tape van een of andere officiële instelling zoals Interpol, met de mededeling dat jouw identiteit is betrokken bij een fraudezaak en met de te nemen stappen.

Online20.05.2024

5 tips om online veilig te zijn

App Store onderschept meer dan 7 miljard dollar aan mogelijk frauduleuze transacties

Cybercrime15.05.2024

App Store onderschept meer dan 7 miljard dollar aan mogelijk frauduleuze transacties

En dat in slechts 4 jaar tijd
Cybercriminelen maken sneller misbruik van nieuwe kwetsbaarheden

Fortinet heeft een nieuwe editie van het Global Threat Landscape Report uitgebracht. In deze nieuwe editie van dit halfjaarlijkse rapport zien we de trends uit de periode van juli tot en met december 2023.

Cybercrime08.05.2024

Cybercriminelen maken sneller misbruik van nieuwe kwetsbaarheden

Zo blijkt uit nieuw Global Threat Landscape Report van Fortinet
Techmysterie: indrukwekkende AI-tool verschijnt én verdwijnt

Een mysterie in de wereld van AI. Er is een tool online verschenen en toen weer offline gehaald. Niemand lijkt te weten waar het vandaan komt.

Online05.05.2024

Techmysterie: indrukwekkende AI-tool verschijnt én verdwijnt