Tedje van Gils
Tedje is blogger voor Stylecowboys, Dutchcowboys en Travelvalley. Verder is ze tekstschrijver bij Red Banana. Ze is film- en serieverslaafd en houdt van lekker eten, reizen en beauty.
E-mail ontvangers kun je splitsen in twee categorieën: mensen die e-mails opstapelen en mensen die zo snel mogelijk reageren. Maar hoe zorg je ervoor dat mensen zo snel mogelijk reageren? Want dat is natuurlijk de reden dat je een mailtje stuurt: je verwacht een antwoord.
In 2015 ontvingen we gemiddeld 76 mailtjes per dag. Niet gek dus dat we soms door de bomen het bos niet meer zien. Om anderen aan te moedigen om te reageren op je mailtjes geven we je drie tips!
1. Versimpel je taalgebruik
Volgens schrijver John Brandon zal meer dan de helft van de mensen sneller reageren op een e-mail als je het taalgebruik in je mailtjes simpel houdt. Schrap dus moeilijke woorden, lange zinnen en jargon, want daar zitten mensen niet op te wachten. Houdt het kort en simpel! Ook de lengte van een e-mail speelt een belangrijke rol. Als mensen een mailtje zien met heel veel tekst, zijn ze sneller geneigd om dit mailtje op een later tijdstip te beantwoorden. Met de kans dus dat je pas dagen later een reactie krijgt, of erger nog: helemaal geen antwoord krijgt, waardoor je weer een reminder moet sturen. De hoogste respons van e-mails ligt op een lengte van 100 woorden. Keep it simple!
2. Voeg waarde toe
Auteur Lily Herman kwam erachter dat wanneer ze een linkje meestuurde waarde ontvanger wellicht in geïnteresseerd in was, 85 procent van de mensen reageerden op haar e-mail. Sterker nog: meer dan de helft van haar respondenten reageerden binnen 24 uur. Door waarde toe te voegen, zorg je er niet alleen voor dat mensen snel een mailtje terug sturen, maar ben je ook een beetje anders dan anders. Ze stuurde bijvoorbeeld links mee van TED talks, aankomende events of netwerkborrels.
3. Reminder
Deze tips zullen je een beetje op weg helpen, maar het is natuurlijk geen garantie dat je daadwerkelijk een reactie gaat krijgen. Soms tref je iemand op het verkeerde of te drukke moment, waardoor je lang moet wachten op een antwoord, omdat je e-mail naar pagina 2 (of nog verder!) in de inbox is verschoven. Daardoor is het soms nodig om een reminder te sturen. Een tip voor zulke soort e-mails: hou het kort en wees niet bang om een reminder te sturen. Wacht tenminste 24 uur voordat je een dergelijke mail gaat versturen. Pak vervolgens je eerste mail, type erbij dat het een forward is van een vorige mail en zorg ervoor dat je ‘FWD’ in het onderwerp verwijdert. Mensen houden niet van doorgestuurde berichten. Voorbeelden van korte zinnen die je boven je e-mail kunt typen zijn: “Heb je een kans gehad om de veranderingen die ik stuurde te bekijken?” Of: “Bent u in de mogelijkheid geweest om mijn vorige mail te bekijken?”