​Nederlandse economie snakt naar papierloos factureren

Heb je je ooit afgevraagd hoeveel facturen er wereldwijd worden verstuurd? Het antwoord: 150 miljard per jaar. Dat kost niet alleen veel bomen, maar ‘papier’ factureren is ook een dure, foutgevoelige aangelegenheid. En wist je dat de gemiddelde factuur zo’n 20 euro kost? Een factuur is namelijk meer dan alleen een A4’tje in een enveloppe met postzegel. Door op e-invoicing over te stappen, kunnen organisaties maar liefst een tot 2% van hun omzet aan kosten besparen en de relatie met leveranciers verbeteren. Waar wacht het Nederlandse bedrijfsleven nog op? Welkom in de wereld van papierloos factureren.

Een e-invoice is een bestand met daarin alle factuurdata – het te betalen bedrag, de BTW, de factuurdatum, het factuurnummer én allerlei regeldata. Dit bestand (vaak in een XML-format opgemaakt) wordt veelal vergezeld door een PDF-bestand om de leesbaarheid te vergroten. Een e-invoice die wordt gebruikt in geautomatiseerde factuurverwerking wordt in de meeste landen als een legaal document beschouwd. Een pdf van een factuur, een gescande versie van een papieren factuur of een gefaxte versie van een dergelijke rekening zijn eigenlijk geen echte e-invoices. Maar dergelijke papieren facturen kunnen wél naar een e-invoice worden omgezet door de ‘fysieke’ factuur te scannen en de data geautomatiseerd af te lezen.

Wat zijn zoal de voordelen?

Wanneer organisaties e-invoicing in de bedrijfsvoering opnemen, kunnen zij daar grootse vruchten van plukken:

– Administratieve kosten en verwerkingstijd nemen aanzienlijk af. Door de facturen digitaal te verzenden, bespaart men veel improductieve tijd. Printen en mailen van facturen, het opslaan van papieren kopieën, nagaan of ze wel bij de geadresseerde zijn aangekomen en eventueel een kopiefactuur nasturen worden overbodig.

– Los van deze efficiencyslag zal ook de nauwkeurigheid verbeteren. Je hoeft je niet langer zorgen te maken over lees-, reken- of schrijffouten.

– De leveranciersrelatie verbetert: ontbrekende facturen in de administratie en lange factuurcycli zijn voorgoed verleden tijd. Met e-invoicing worden leveranciers sneller betaald, iedereen blij.

– Transparantie en cashflow management worden verbeterd. Je kunt makkelijk facturenstroom overzien en betalingen van tevoren plannen en zo profiteren van snelle betalingen.

– Ten slotte: je bent milieubewust én duurzaam bezig. Door papieren factureren te verminderen, worden niet alleen minder bomen gekapt maar wordt de CO2-uitstoot teruggebracht. Er zijn immers minder vrachtwagens nodig voor het bezorgen van facturen.

Adoptie wereldwijd in de lift

Los van organisaties die de voordelen van e-invoicing reeds inzien, zijn er verschillende factoren die invloed hebben op de wereldwijde adoptie. Regelgeving van overheden draagt bij aan het gebruik van e-invoicing in zowel de publieke als de private sector. Maar er is ook een ‘viraal effect’ te bespeuren: een klant die e-invoicing gebruikt, moedigt zijn leveranciers aan om ook over te stappen (en die leveranciers op hun beurt weer hun klanten, etc.). Een groot gedeelte van de wereldwijde groei van e-invoicing is aangespoord door regelgeving in landen die zich in verschillende fases van adoptie begaven. Al meer dan twee jaar wenst de ‘schatkist’ dat alle overheidsinstanties alleen nog maar e-invoices accepteren. Landen als Griekenland, Noorwegen en Spanje hebben e-invoicing mandaat gegeven, terwijl Mexico, Duitsland, de Benelux en Scandinavië wetgeving rondom e-invoicing hebben ingevoerd. In sommige Aziatische landen worden elektronische facturen als een officieel financieel document geaccepteerd; in China en Japan worden e-invoices als kopieën gezien.

Verzenden en ontvangen: vele mogelijkheden

Het is voor (Nederlandse) bedrijven vrij eenvoudig vanaf dag één volledig op e-invoicing over te stappen. Leveranciers die aan e-invoicing meedoen, kunnen elektronische facturen over een speciaal netwerk versturen die bij de ontvangende partij meteen in het factuurverwerkende systeem (of per e-mail) binnenkomen. Een open netwerk stelt klanten en leveranciers in staat makkelijk(er) zaken te doen zonder daarbij afhankelijk te zijn van een bepaalde technologie of documentformaat.

Leveranciers hebben diverse mogelijkheden voor het verzenden van e-invoices – direct vanuit een billingsysteem via een B2B-transactienetwerk, virtueel afdrukken via een virtuele printer of via de mail die wordt verzonden met een pdf in bijlage of via een supplier portal. Papieren facturen kunnen naar digitaal worden omgezet via een scan & capture-oplossing. Een dergelijke (geoutsourcde) dienst handelt het gehele proces af: van het ontvangen van papieren facturen en het valideren van de afgelezen data tot het afleveren in een elektronisch formaat. Er zijn ook cloudgebaseerde diensten beschikbaar die met name geschikt zijn voor bedrijven die af en toe een papieren factuur ontvangen.

The next step?

Kortom: e-invoicing is een gemakkelijke, snellere en kosteneffectieve manier voor bedrijven om met partners zaken te doen. Het is een ideale manier om de relatie met bedrijven te versterken en nauwkeurigheid, efficiency en kostenbesparingen te verbeteren. Dus waar zou een (Nederlandse) organisatie moeten beginnen om het pad dat ‘papierloos factureren’ heet te betreden? Hieronder een aantal inzichten.

Kiezen voor open of gesloten netwerk…

In een gesloten netwerk leunt de operator op een groot aantal leveranciers dat allemaal handelt op de manier zoals het netwerk dat voorschrijft. Dit garandeert praktisch een volledige interoperabiliteit tussen gebruikers, maar het is redelijk kostbaar in onderhoud. En als u zaken wilt doen met iemand die niet in het gesloten netwerk zit, zult u deze organisatie moeten overtuigen om ook in het systeem te worden opgenomen. Een open netwerk daarentegen staat je toe om bijna met elke leverancier samen te werken; het kent weinig tot geen belemmeringen om de boel op te starten (en voegt snel en makkelijk meer deelnemers toe).

… wees niet bang …

Veel organisaties denken (volledig ten onrechte!) dat e-invoicing heel moeilijk en lastig is. Ze zijn van mening dat er te veel bij komt kijken en vragen zich af of het nieuwe systeem wel goed aansluit op het reeds bestaande systeem. De werkelijkheid ziet er gelukkig veel beter uit. Praktisch alle platforms kunnen e-invoices genereren. Zolang u beschikt over een (ERP-)systeem dat gestructureerde data kan aanleveren, kunt u met e-invoicing beginnen. En als u op dit moment reeds facturen inscant, of pdf-facturen ontvangt, is dat geen probleem. Deze kunnen makkelijk in uw systeem worden opgenomen. Uiteraard heeft u een oplossing nodig (zoals die van een partij als Basware) die u hierbij ondersteunt.

… alle formaten werken …

Voor iets wat zo simpel is, is het verschil in bestandsformaten de meest aangehaalde reden waardoor bedrijven niet optimaal van e-invoicing profiteren. Ze denken dat alle verschillen formats, datastructuren en layouts te moeilijk zijn om te uniformeren. Vandaag de dag kunnen alle systemen facturen genereren als een standaard XML-bestand. Het is waar dat er niet echt een standaardformaat is (er zijn er wel 50 in omloop), maar de werkelijkheid is dat je geen exacte standaard nodig hebt voor alle e-invoices die je ontvangt.

… ga er vol voor …

Om van e-invoicing een succes te maken, moet 100% adoptie de ambitie zijn. 80% klinkt natuurlijk super, maar de 80-20 regel gaat hier ook op. 20 procent van de partijen die niet meedoen, zouden links en rechts voor wat problemen kunnen zorgen. Wanneer zij zich tegen e-invoicing verzetten, hebben ze waarschijnlijk ook problemen bij andere administratieve processen. Gelukkig zijn er oplossingen die voor zowel leveranciers als klanten 100% adoptie vanaf dag een mogelijk maken.

… elektronische facturen zijn rechtsgeldend …

Nieuwe juridische raamwerken hebben dit allemaal vergemakkelijkt. Papieren en elektronische facturen worden op heel veel vlakken als gelijkwaardig behandeld. De waarheid is dat e-invoicing internationale transacties ondersteunt en niet hindert. E-invoicing providers (zoals Basware) bieden meerdere platforms die automatisch voldoen aan verschillende wetgevingen en factuureisen. Dit betekent dat leveranciers facturen elektronisch kunnen versturen en operators ze vervolgens kunnen printen en in een enveloppe kunnen stoppen en verzenden naar landen waar e-invoicing nog niet is doorgedrongen.

… uiteindelijk profiteert iedereen er intern van …

Elke afdeling zal zijn eigen visie hebben op wat er belangrijk is in zijn eigen functioneren. En in het bijzonder de afdeling Finance en Inkoop zullen een belangrijk stempel drukken. Daarom is het belangrijk om deze afdelingen allemaal op een lijn te krijgen en de neuzen dezelfde kant op gaan.

… en activeer iedereen om je heen!

Het is al eerder genoemd, maar het activeren van andere partijen is de sleutel tot succes. Wanneer leveranciers en klanten niet worden aangespoord, zal het een onmogelijke opgave worden. En mogelijk ben je in staat je leveranciers aan e-invoicing te helpen, maar je klanten niet. Daarom is het belangrijk om iedereen enthousiast te maken en te betrekken als enthousiaste deelnemers.