Nieuwe feature in Outlook creëert rust tussen opeenvolgende vergaderingen

Ondanks het feit dat we door de coronacrisis nog altijd meer thuiswerken dan voor maart 2020, bestaat het fenomeen van vergadering op vergadering op vergadering nog steeds. Verschil is wel dat al die meetings nu via Zoom, Webex en dergelijke gehouden worden. Tel daarbij op het aantal extra videomeetings tussen collega’s die elkaar nu niet op kantoor kunnen afspreken en je begrijpt waarom werknemers soms urenlang achtereen voor het beeldscherm zitten.

Automatische pauze tussen meetings

Om wat meer rust te creëren heeft Outlook nu een nieuwe feature geïntroduceerd zodat vergaderingen desgewenst niet meer aaneensluitend na elkaar ingepland kunnen worden. Bedrijven kunnen dat binnen Outlook zelf instellen door in de planningsvoorkeuren te kiezen voor een automatische in te stellen pauze van vijf minuten na een vergadering van een half uur.

Bij vergaderingen van een uur of langer is de ingebouwde pauze tien of 15 minuten. Zo wordt voorkomen dat vergaderingen letterlijk ‘back-to-back’ ingepland worden en je geen tijd hebt om tussendoor even af te schakelen of koffie te halen.

Digitale overbelasting

Microsoft kwam op het idee voor deze feature naar aanleiding van eigen onderzoek naar digitale overbelasting. Dat speelt met name bij werknemers die door de coronacrisis meer en meer vanuit thuis werken en daardoor veel vaker in videomeetings zitten. Die meetings zijn overigens ook een middel om het gevoel van isolatie dat bij veel thuiswerkers leeft, weg te nemen. Hoe dan ook, de software gigant denkt dat deze relatief kleine verandering bij het plannen van opeenvolgende (video)vergaderingen kan helpen bij het creëren van het bewustzijn om af en toe wat meer rust in te bouwen. Iets dat het welzijn van medewerkers ten goede zal komen.

Overigens hebben individuele gebruikers deze zelf ook de mogelijkheid om automatisch een pauze in te stellen na een vergadering of afspraak. Dat kan door bij Afspraakinstellingen van Outlook de optie ‘Snelle vergaderingen’ te selecteren (zie afbeelding hierboven).

Agenda software zoals Outlook, werken al zo lang als ze bestaan met afspraakplanning voor een half of een heel uur. Heel vreemd is dat niet, aangezien papieren agenda’s die indeling doorgaans ook hanteren. En die bestaan al eeuwen. Hoe dan ook, het standaard kunnen instellen van een pauze tussen opeenvolgende vergaderingen zal voor velen verwelkomd worden. Tijd voor een koekje, koffie of gewoon effe van het scherm weg tussen twee videomeetings.