Het is vandaag secretaressedag, de dag waarop doorgaans de afdelingsassistent of de management assistant naar huis gaat met een mooie bos bloemen. Ondanks dat de assistent misschien wat minder zichtbaar is door het thuiswerken, kun je die bos bloemen beter niet laten zitten. Je moet altijd zorgen dat je de secretaresse te vriend houdt en dit is waarom.
Secretaresse, assistent, management assistant, personal assistant, afdelingsassistent, executive assistant, administratief medewerker, virtual assistant, receptionist: er zijn enorm veel titels en rangen in de wereld van ondersteunend werk. Twijfel je hoe de assistent wil worden genoemd (of behoort te worden genoemd), vraag het dan gewoon even aan hem of haar. Alle assistenten weten dat er enorm veel titels zijn voor dezelfde soort werkzaamheden en zullen je vraag graag beantwoorden. Dat scheelt een heleboel irritatie, want vaak wil een managementassistant geen receptioniste of afdelingsassistent worden genoemd.
Weten hoe je de assistent moet benoemen zal helpen in de omgang met hem of haar en dat is belangrijk. Als er iemand is waarbij je in een goed daglicht moet staan, dan is het wel de assistant. Dat is ten eerste omdat hij of zij vaak een belangrijke band heeft met je manager. De assistant is niet alleen de persoon die de agenda (en dus uiteindelijk de tijd) van de baas regeert, het is ook de persoon aan wie een baas mogelijk kan vragen wat zijn of haar indruk van iemand is. Dat begint al bij een sollictatiegesprek, want als assistant heb je vaak even een gesprekje met iemand terwijl je die persoon naar de meetingroom begeleidt. Slimme managers gaan bij de assistant te raden hoe bepaalde mensen overkomen of zich gedragen, wat lang niet altijd stopt na het sollicitatiegesprek.
Heb je meer te maken met een assistent die een hele afdeling ondersteunt, dan is het minstens net zo belangrijk om hem of haar te vriend te houden. Als er bijvoorbeeld hotels of vluchten moeten worden geboekt voor een buitenlandse trip, of er moet een restaurant of uitje worden uitgezocht voor het team, dan is dat vaak iets wat in handen is van de assistent. Als hij of zij je aardig vindt, dan zal er mogelijk net wat langer worden gezocht naar een betere reisdeal of wordt er mogelijk zelfs meer aandacht besteed aan het regelen van een upgrade, zolang het budget dit toelaat. Grote bedrijven hebben vaak wel met bepaalde hotelketens afspraken gemaakt, maar waar dit niet het geval is, hebben assistenten vaak veel te zeggen over welk hotel er wordt geboekt.
Een andere belangrijke reden om de assistent te vriend te houden, dat is dat het mensen zijn die vaak veel aanwezig zijn. Waar andere collega’s normaal gezien vaak het kantoor in en uitlopen, zijn assistenten vaak een soort baken in de chaos. Ze zijn er het meeste van alle collega’s en weten precies waar alles ligt, hoe je dingen regelt, enzovoort. Veel assistants weten ook hun weg op de computer, waardoor ze je soms ook kunnen helpen met technische problemen. Dat scheelt je weer een wandeltocht of een ingewikkeld telefoongesprek met de systeembeheerder.
Hoewel de bovenstaande dingen allemaal heel erg handig zijn voor vooral eigen gewin, is de belangrijkste reden om de assistent te vriend te willen houden dat het regelmatig heel leuke mensen zijn. Soms is er wat meer tijd nodig om elkaar beter te leren kennen, want veel assistents lopen met allerlei bedrijfsgeheimen rond die ze stil moeten houden, waardoor ze soms geneigd zijn om meer afstand te nemen van anderen. Doe echter je best om leuk met hem of haar om te gaan, want vaak zijn assistants er dol op problemen voor anderen op te lossen en zijn ze dit werk gaan doen omdat ze er graag voor mensen zijn. Dat maakt assistants belangrijk voor de werkvloer en dus ook voor jou. Reden genoeg dus voor een lekker Rituals-pakket, een doos chocolade, een bosje bloemen of een luxer cadeautje op deze Secretaressedag.
Beeldbron: StartupStockPhotos
Is ze niet aan het tikken, dan reist ze rond in de wondere wereld van entertainment of op een toffe plek in de echte wereld. Mario is de man van haar leven, Belle is haar beste vriendin en haar laptop is nooit ver weg.
Verder lezen over Outlook
Nieuws21.04.2021
E-mail21.06.2018
E-mail18.02.2016
Technology14.06.2014
Technology13.09.2013
Technology20.08.2013
Technology14.05.2013
Technology19.02.2013