Zivver: 61% van de medewerkers maakte e-mailfout in afgelopen 2 jaar

Zivver: 61% van de medewerkers maakte e-mailfout in afgelopen 2 jaar

Vorig artikel Volgend artikel

Als je omzetgroei 7082 procent is, dan doe je iets goed. De Nederlandse scale-up Zivver heeft goud in handen. Dat heeft alles te maken met in een gat springen dat Google en Microsoft achterlaten. We spraken CIO Rick Goud over de oplossing van Zivver en een onderzoek dat het bedrijf deed naar veilige communicatie op de werkvloer.

Werknemers hebben (onterecht) vertrouwen in mail

Zivver bestaat sinds 2015 en werd door Rick en zijn compagnon Wouter Klinkhamer opgebouwd. In eerste instantie was Rick CEO, maar hij wilde zich liever met innovatie bezighouden. De I in zijn titel staat dan ook voor ‘chief Innovation officer’. Inmiddels is ongeveer de helft van de Nederlandse gemeenten en ziekenhuizen in ons land over op Zivver en maakt ook De Rechtspraak er volop gebruik van; het heeft hier de ‘ouderwetse maar veelgebruikte fax’ vervangen. Kortom, het is een bedrijf dat zijn sporen heeft verdiend.

Uit het onderzoek (dat Zivver onder 6031 werknemers en IT managers deed in zes landen deed) blijkt dat 98 procent van de werknemers zich graag wil kunnen concentreren op hun primaire taak. Tegelijkertijd vindt bijna de helft van de medewerkers dat de huidige beveiligingsmethoden werknemers afremmen om hun werk te doen. Toch zijn beveiligingsmethoden hard nodig: 61 procent geeft toe e-mailfouten te hebben gemaakt in de afgelopen twee jaar, denk aan het versturen van een bijlage met gevoelige informatie naar de verkeerde persoon, of een vertrouwelijke mail naar een grote groep ontvangers. Echter, werknemers hebben nog steeds veel vertrouwen in e-mail: 79 procent denkt dat e-mail de veiligste manier is om gevoelige informatie te verzenden.

Onderzoek naar balans tussen productiviteit en veiligheid

Rick: “We hebben allemaal een rare periode achter de rug, bedrijven moesten snel schakelen naar het aanbieden van een thuiswerkomgeving en dat bracht veel veranderingen met zich mee. Daarom wilden we grondig onderzoeken hoe het gemiddelde bedrijf is omgegaan met die versnelde digitalisering. Welke effecten hebben nieuwe communicatiemethodes op het werkplezier en de veiligheid en productiviteit van medewerkers? Wat mij het meest opviel is dat er eigenlijk geen verschil zit tussen landen en sectoren als je kijkt naar de mate waarin medewerkers gefrustreerd zijn door het aanbod van vele communicatieplatformen, en beveiligingstools die niet gebruiksvriendelijk zijn.”

Elke sector heeft dezelfde uitdaging. “Overal lijken ze vaak de plank mis te slaan betreft de combinatie van productiviteit en veiligheid. Die is vaak niet in balans. Medewerkers worstelen ermee zoveel verschillende tools naast elkaar te moeten gebruiken. Wij spelen daarop in. Ons platform is heel duidelijk, vereist geen bepaalde kennis of kunde. Omdat gebruiksvriendelijk zo centraal mogelijk staat, wordt veilig mailen geen bottleneck, maar een logische handeling.”

Zivver is een veilige tool voor communicatie, en het integreert met de meest gebruikte e-mailprogramma’s als Outlook, Office 365 en Gmail. “E-mail is de enige wereldwijde standaard. 80 procent van de ondervraagden in ons rapport zegt dat het het belangrijkste instrument is om dagelijks mee te werken. Maar e-mail is notoir onveilig en is dus niet geschikt is om gevoelige informatie mee te versturen. Bovendien ben je ook beperkt in de hoeveelheid gegevens die je kan mailen. Nu is het zo dat wanneer je een mail stuurt met een attachment groter dan 10 Mb, je moet schakelen naar WeTransfer of Dropbox. Dat is toch heel onhandig?

Introduceer je iets dat te anders of te moeilijk is, dan bedenken mensen al gauw een workaround. “Daarom zorgen we dat onze oplossing wordt geïntegreerd met de e-mail oplossing die mensen nu al gebruiken. Je hoeft niet naar een andere app om veilig te communiceren, of om grote bestanden te versturen. Met Zivver kan je tot 5000 Gb bestanden delen, en wel op een veilige manier. Dit is uniek.”

Zivver Rick Goud kl
Rick Goud, CIO Zivver.

Menselijke fouten zorgen voor grootste deel datalekken

Zivver zorgt dus uiteindelijk voor het verkleinen van de kans op datalekken. En dat is een big deal voor bedrijven. “Nederland staat op de tweede plaats als het gaat om gemelde datalekken. In Nederland zijn 100.000 datalekken gemeld in 4 jaar, versus 3.000 in België. Maar let op, dat maakt ons niet per se onveiliger: we hebben hier vooral een betere meldcultuur. Hier kun je van leren, want je komt te weten wat er bij andere mensen fout is gegaan.”

Van belang is om te zien waar die datalekken door veroorzaakt worden. Opvallend is dat hacking verantwoordelijk is voor een klein deel van dit probleem. “Slechts 5 procent van alle datalekken komt door hacking en phishing, de rest komt vooral door informatie naar de verkeerde persoon te sturen, bijvoorbeeld iemand met dezelfde voor- of achternaam. Of een bijlage te sturen waarin nog extra informatie te lezen is die niet voor die persoon is bestemd. Ook komt het vaak voor dat mensen alle e-mailadressen in CC zetten in plaats van BCC. Vaak zijn het dus menselijke fouten van medewerkers die zorgen voor datalekken, en zij worden onvoldoende geholpen om fouten te voorkomen. Daarom hebben wij slimme technologieën toegepast. Ons platform begrijpt de context van de mail. Door de slimme, onder andere op machine learning gebaseerde algoritmen wordt een mogelijke fout al tijdens het opstellen van de mail gespot, en vervolgens krijgen werknemers een waarschuwing.” De kans dat een mail met gevoelige informatie naar de verkeerde persoon wordt gestuurd, wordt dankzij Zivver dus geminimaliseerd.

Is Rick niet bang dat e-mail op een gegeven moment toch echt uitsterft? Hij zegt van niet. “Het is de enige wereldwijde standaard die er is. Er wordt momenteel ook geen andere standaard ontwikkeld. Ik vrees en verwacht dat e-mail nog wel 25 jaar het meest gebruikte communicatiemiddel zal zijn. Het goede nieuws is dat dankzij Zivver een onveilige standaard toch veilig gebruikt kan worden.”

[Fotocredits - Song_about_summer © Adobe Stock]

Jeroen de Hooge

Jeroen is al meer dan 15 jaar betrokken bij Dutchcowboys. Begonnen als content creator, en inmiddels verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken...

Reageren is uitgeschakeld omdat er geen cookies opgeslagen worden.

Cookies toestaan Meer informatie over cookies