De vergaderlocatie als marketingtool: zo maak je indruk op klanten

In Nederland zijn we niet gewend om op te scheppen en houden we het ook in het bedrijfsleven graag bescheiden. Wat natuurlijk niet betekent dat we geen indruk kunnen maken op klanten. Dus laten we eens kijken hoe je dit doet, als je zelf niet over een unieke vergaderlocatie beschikt (of je gewoon iets extra’s wil doen).

Een vergaderlocatie huren

Een vergaderlocatie is niet alleen een plek om zaken te bespreken en beslissingen te nemen, het is ook een plek waar je met klanten of partners kunt samenkomen. Onder meer om elkaar beter te leren kennen, zowel op het zakelijke als persoonlijke vlak. Zeker in een wereld waarin veel online wordt geregeld, is het een verademing voor velen om in eigen persoon af te spreken. En dit is precies waarom een ruimte huren een goed idee is.

De juiste vergaderlocatie kiezen

Een bijkomend voordeel van huren, is dat je veel keuze hebt. Niet alleen op basis van de capaciteit, maar ook het soort ruimte. Van een intieme vergaderruimte met uitzicht op de skyline van Rotterdam, tot een grote vergaderruimte die naderhand kan worden omgetoverd voor een aansluitende cocktailparty. De sky is werkelijk de limit als je kiest voor vergaderruimte huren, om een goede indruk te maken op je klanten.

Gebruik maken van extra diensten

We hadden het al even over een cocktailparty, wat overigens niet de enige extra optie is. Professionele verhuurders, zoals Meet Tuesday, bieden ook leuke extraatjes aan. Denk aan:

• arrangementen inclusief een lunch, van lokale broodjes tot energierijke snacks
• gepersonaliseerde producten, die je naderhand kunt meegeven aan de aanwezigen
• het aankleden van de vergaderruimte, ook leuk als er iets te vieren valt (denk aan een nieuwe samenwerking)
• vergadertools, zodat je jezelf kunt focussen op je presentatie en je niet hoeft te denken aan het meenemen van pennen, sticky notes, enz.
• een fotograaf, voor het vastleggen van mooie momenten. Ook leuk om later aan de klant te overhandigen als bedankje
• catering, als je bijvoorbeeld een evenement organiseert voor het aantrekken van nieuwe klanten
• hospitality service, zodat jij je bezig kunt houden met de klantencontacten en niet het aansturen van de catering
• materialen voor het geven van presentaties, waaronder audio-visuele hulpmiddelen die wél werken (waar het volgende stukje op aansluit)

Techniek waar je op kunt vertrouwen

Een indruk maken op klanten met een geweldige vergaderruimte (en alles dat hierbij komt kijken) is enkel mogelijk als je ook beschikt over de juiste technische ondersteuning. Met name voor het geven van een goede Powerpoint presentatie of het digitaal ondertekenen van contracten, is het prettig dat alles werkt en meezit. Hoewel je niet per se indruk maakt met werkende audio-visual equipment, kan wel het tegenovergestelde gebeuren als apparaten niet functioneren. Dit is dus een belangrijke extra reden om te kiezen voor het huren van een vergaderruimte.

Een centrale locatie

Tot slot speelt niet alleen de ruimte en het uitzicht van de vergaderlocatie een rol, als je indruk wil maken op klanten. Dit geldt ook voor de locatie zelf. Als je mensen kunt uitnodigen in hartje Rotterdam, maak je meteen een betere indruk dan wanneer je ergens achteraf zit. Het maakt de hele ervaring prettiger en het is tenslotte de eerste indruk die telt. We hopen dat je wat aan deze tips hebt!