​5 dingen waar je als bedrijf rekening mee moet houden in een SaaS-contractonderhandeling

Het gebruik van software is bij veel bedrijven exponentieel toegenomen. Volgens Gartner zal dit gedurende 2023 stijgen met 16,8%. Maar liefst 66% van de bedrijven gebruikt meer dan 50 software oplossingen, waarin de meerderheid tussen de 50 en 100 software-tools gebruiken. Door de hyperspecialisatie van het bedrijfsleven en de eisen van de hedendaagse werkomgeving (zoals, o.a. de trend van Remote werken), zullen tegen 2025 30% van de bedrijven uitsluitend vertrouwen op software-tools voor hun workflows, voorspelt Gartner. Echter, met de huidige economische onzekerheid weten bedrijven vaak niet hoeveel ze kunnen besparen op de pakketten die ze willen afsluiten of al afgesloten hebben. De onderhandeling en het beheer van software-contracten is vaak tijd- en geldrovend. Het gemiddelde bedrijf is hier maar liefst 13 uur per week mee bezig. In dit artikel bespreken we hoe bedrijven tijd- en geld kunnen besparen op hun software door middel van het uitbesteden van onderhandelingen.

Bedrijven zijn zich vaak niet bewust van het besparingspotentieel op software-tools en abonnementen. 78% van de besluitvormers denkt dat ze al een redelijke prijs betalen voor de software-tools die ze gebruiken, terwijl slechts 7% zich bewust is van het feit dat de prijs van hun software te hoog is. Uit onderzoek van Sastrify blijkt dat bedrijven aanzienlijk meer kunnen besparen dan verwacht. Zeker in een economisch onzekere tijd is het essentieel om deze kosten te beperken, zonder de meerwaarde die de tools bieden te verliezen.

Een van de manieren om op software-tools te besparen is het (her-)onderhandelen van contracten. Dit kan echter een uitdaging zijn voor bedrijven. De belangrijkste obstakels waarom bedrijven niet onderhandelen over software-contracten zijn gebrek aan tijd en kennis. Bedrijven besteden gemiddeld 13 uur per week aan de onderhandeling en het beheer van software-contracten en -licenties. Bovendien kan het gebrek aan kennis tijdens onderhandelingen tot een ongelijke machtsverhouding leiden. Hieronder geven we 5 tips om bedrijven te helpen met het onderhandelen van hun SaaS-contracten.

1. Voorbereiding en focus op het inkoopproces

Wanneer je een effectief en strategisch onderhandelingsgesprek wilt voeren bij de inkoop van een software-tool, is het belangrijk om je hierop voor te bereiden. Stel duidelijke doelen, ken alle feiten en eisen vanuit jouw kant en zorg dat iedereen aan jouw kant van het onderhandelingsteam op één lijn zit.

Een aantal manieren om je voor te bereiden op het onderhandelingsgesprek zijn:

• Doe marktonderzoek naar wat concurrenten aanbieden en tegen welke prijs
• Begrijp je groeistrategie voor de komende drie jaar en gebruik deze als onderhandelings instrument
• Werk samen met software-aanbieders en stem je groei- en toekomstplannen op elkaar af om kortingen te verkrijgen op basis van die overeenstemming.

Het inkoopproces is belangrijk voor alle interne stakeholders en een strategische aanpak is cruciaal voor het succes van de onderhandeling. Een bekwame onderhandelaar weet dat de aanpak (hoe het onderhandelingsproces gemanaged wordt) belangrijker is dan de inhoud (wat er onderhandeld wordt) in het behalen van een positief resultaat.

2. Communiceer verstandig

Bij het begin van onderhandelingen is het van belang om via de juiste communicatiekanalen een goede communicatie op te zetten. Dit kan leiden tot betere deals en snellere afronding van de onderhandelingen. Het eerste contact met de verkoper is beslissend en daarom is het belangrijk om prijsonderhandelingen in deze fase te vermijden.

Daarnaast is actief luisteren erg belangrijk bij onderhandelingen. Bekwame onderhandelaars weten dat verbale communicatie zowel luisteren als praten omvat. Luisteren vereist meer moeite dan praten en vergt enige oefening. Je kunt beter luisteren en benutten wat je hoort bij een onderhandeling als je jezelf afvraagt ‘wat wil de andere partij dat ik doe, denk of geloof?’. Bovendien kun je vergelijkingen maken, bewijsmateriaal valideren en analyseren wat er niet wordt gezegd om de onuitgesproken behoeften en motivaties te begrijpen.

3. Streef naar wederzijdse voordelen, maar benoem je behoeften

Het uiteindelijke doel van elk onderhandelingsproces zou een win-win moeten zijn voor beide partijen. Elke accountmanager heeft eigen persoonlijke drijfveren, doelen en principes. Probeer te begrijpen wat de accountmanager aanzet en hoe je hem of haar kunt helpen om te slagen. Op die manier kan hij of zij een sterke bondgenoot worden en opkomen voor jouw organisatie.

Het werken aan een win-win uitkomst betekent niet dat je jouw eigen behoeften en doelen hoeft te verzwijgen. Als je niet openlijk vertelt wat je graag wilt, weet je ook niet wat het antwoord zou kunnen zijn. Het is daarom belangrijk om altijd je eisen en verwachtingen aan te geven, zelfs als ze aanvankelijk hoog gegrepen zijn. De tegenpartij heeft dan een uitgangspunt waarmee verder onderhandeld kan worden.

4. Bouw relaties op met verkopers

Het opbouwen van een relatie is de sleutel bij een onderhandelingsgesprek. Als je persoonlijk contact legt met je contactpersoon, voeg je een menselijke laag toe aan je gesprek. Probeer dagelijks met elkaar in contact te blijven of nodig elkaar uit voor een face-to-face gesprek in plaats van op afstand.

Vaak spreek je een software-leverancier maximaal één keer per jaar: op de verlengingsdatum. Als je de persoon met wie je te maken hebt leert kennen en een goede relatie krijgt, wordt alles veel gemakkelijker en is het resultaat voor beide partijen vaak ook veel beter. Het is bekend dat de beste overeenkomsten na verloop van tijd tot stand komen wanneer je deze leveranciersrelaties benut. . Echter, door de persoon met wie je te maken hebt te leren kennen en een goede relatie op te bouwen, worden onderhandelingen makkelijker en resulteert dit vaak in een beter uitkomst voor beide partijen.

5. Vraag hulp bij contractonderhandelingen

Tot slot kan je ook hulp vragen bij het onderhandelen van een software-contract. Ongeacht hoe bekwaam of ervaren je bent, kan het moeilijk zijn om de beste voorwaarden voor een contract te verkrijgen zonder de juiste kennis, vaardigheden, processen en ervaring. Gezien het gemiddelde bedrijf maar liefst 13 uur per week bezig houdt met de onderhandeling en beheer van software-contracten, heeft bovendien 38% van de bedrijven geen tijd om zich bezig te houden met contracten. In het huidige economische klimaat is het voor bedrijven van groot belang om hun geld en tijd zo efficiënt mogelijk in te zetten.

Dit artikel is geschreven door Marc Tromp, Business Development Manager, Sastrify.

[Fotocredits – WrightStudio © Adobe Stock]