Marketing14.03.2023

​5 dingen waar je als bedrijf rekening mee moet houden in een SaaS-contractonderhandeling


Het gebruik van software is bij veel bedrijven exponentieel toegenomen. Volgens Gartner zal dit gedurende 2023 stijgen met 16,8%. Maar liefst 66% van de bedrijven gebruikt meer dan 50 software oplossingen, waarin de meerderheid tussen de 50 en 100 software-tools gebruiken. Door de hyperspecialisatie van het bedrijfsleven en de eisen van de hedendaagse werkomgeving (zoals, o.a. de trend van Remote werken), zullen tegen 2025 30% van de bedrijven uitsluitend vertrouwen op software-tools voor hun workflows, voorspelt Gartner. Echter, met de huidige economische onzekerheid weten bedrijven vaak niet hoeveel ze kunnen besparen op de pakketten die ze willen afsluiten of al afgesloten hebben. De onderhandeling en het beheer van software-contracten is vaak tijd- en geldrovend. Het gemiddelde bedrijf is hier maar liefst 13 uur per week mee bezig. In dit artikel bespreken we hoe bedrijven tijd- en geld kunnen besparen op hun software door middel van het uitbesteden van onderhandelingen.

Bedrijven zijn zich vaak niet bewust van het besparingspotentieel op software-tools en abonnementen. 78% van de besluitvormers denkt dat ze al een redelijke prijs betalen voor de software-tools die ze gebruiken, terwijl slechts 7% zich bewust is van het feit dat de prijs van hun software te hoog is. Uit onderzoek van Sastrify blijkt dat bedrijven aanzienlijk meer kunnen besparen dan verwacht. Zeker in een economisch onzekere tijd is het essentieel om deze kosten te beperken, zonder de meerwaarde die de tools bieden te verliezen.

Een van de manieren om op software-tools te besparen is het (her-)onderhandelen van contracten. Dit kan echter een uitdaging zijn voor bedrijven. De belangrijkste obstakels waarom bedrijven niet onderhandelen over software-contracten zijn gebrek aan tijd en kennis. Bedrijven besteden gemiddeld 13 uur per week aan de onderhandeling en het beheer van software-contracten en -licenties. Bovendien kan het gebrek aan kennis tijdens onderhandelingen tot een ongelijke machtsverhouding leiden. Hieronder geven we 5 tips om bedrijven te helpen met het onderhandelen van hun SaaS-contracten.

1. Voorbereiding en focus op het inkoopproces

Wanneer je een effectief en strategisch onderhandelingsgesprek wilt voeren bij de inkoop van een software-tool, is het belangrijk om je hierop voor te bereiden. Stel duidelijke doelen, ken alle feiten en eisen vanuit jouw kant en zorg dat iedereen aan jouw kant van het onderhandelingsteam op één lijn zit.

Een aantal manieren om je voor te bereiden op het onderhandelingsgesprek zijn:

  • Doe marktonderzoek naar wat concurrenten aanbieden en tegen welke prijs
  • Begrijp je groeistrategie voor de komende drie jaar en gebruik deze als onderhandelings instrument
  • Werk samen met software-aanbieders en stem je groei- en toekomstplannen op elkaar af om kortingen te verkrijgen op basis van die overeenstemming.

Het inkoopproces is belangrijk voor alle interne stakeholders en een strategische aanpak is cruciaal voor het succes van de onderhandeling. Een bekwame onderhandelaar weet dat de aanpak (hoe het onderhandelingsproces gemanaged wordt) belangrijker is dan de inhoud (wat er onderhandeld wordt) in het behalen van een positief resultaat.

2. Communiceer verstandig

Bij het begin van onderhandelingen is het van belang om via de juiste communicatiekanalen een goede communicatie op te zetten. Dit kan leiden tot betere deals en snellere afronding van de onderhandelingen. Het eerste contact met de verkoper is beslissend en daarom is het belangrijk om prijsonderhandelingen in deze fase te vermijden.

Daarnaast is actief luisteren erg belangrijk bij onderhandelingen. Bekwame onderhandelaars weten dat verbale communicatie zowel luisteren als praten omvat. Luisteren vereist meer moeite dan praten en vergt enige oefening. Je kunt beter luisteren en benutten wat je hoort bij een onderhandeling als je jezelf afvraagt ‘wat wil de andere partij dat ik doe, denk of geloof?’. Bovendien kun je vergelijkingen maken, bewijsmateriaal valideren en analyseren wat er niet wordt gezegd om de onuitgesproken behoeften en motivaties te begrijpen.

3. Streef naar wederzijdse voordelen, maar benoem je behoeften

Het uiteindelijke doel van elk onderhandelingsproces zou een win-win moeten zijn voor beide partijen. Elke accountmanager heeft eigen persoonlijke drijfveren, doelen en principes. Probeer te begrijpen wat de accountmanager aanzet en hoe je hem of haar kunt helpen om te slagen. Op die manier kan hij of zij een sterke bondgenoot worden en opkomen voor jouw organisatie.

Het werken aan een win-win uitkomst betekent niet dat je jouw eigen behoeften en doelen hoeft te verzwijgen. Als je niet openlijk vertelt wat je graag wilt, weet je ook niet wat het antwoord zou kunnen zijn. Het is daarom belangrijk om altijd je eisen en verwachtingen aan te geven, zelfs als ze aanvankelijk hoog gegrepen zijn. De tegenpartij heeft dan een uitgangspunt waarmee verder onderhandeld kan worden.

4. Bouw relaties op met verkopers

Het opbouwen van een relatie is de sleutel bij een onderhandelingsgesprek. Als je persoonlijk contact legt met je contactpersoon, voeg je een menselijke laag toe aan je gesprek. Probeer dagelijks met elkaar in contact te blijven of nodig elkaar uit voor een face-to-face gesprek in plaats van op afstand.

Vaak spreek je een software-leverancier maximaal één keer per jaar: op de verlengingsdatum. Als je de persoon met wie je te maken hebt leert kennen en een goede relatie krijgt, wordt alles veel gemakkelijker en is het resultaat voor beide partijen vaak ook veel beter. Het is bekend dat de beste overeenkomsten na verloop van tijd tot stand komen wanneer je deze leveranciersrelaties benut. . Echter, door de persoon met wie je te maken hebt te leren kennen en een goede relatie op te bouwen, worden onderhandelingen makkelijker en resulteert dit vaak in een beter uitkomst voor beide partijen.

5. Vraag hulp bij contractonderhandelingen

Tot slot kan je ook hulp vragen bij het onderhandelen van een software-contract. Ongeacht hoe bekwaam of ervaren je bent, kan het moeilijk zijn om de beste voorwaarden voor een contract te verkrijgen zonder de juiste kennis, vaardigheden, processen en ervaring. Gezien het gemiddelde bedrijf maar liefst 13 uur per week bezig houdt met de onderhandeling en beheer van software-contracten, heeft bovendien 38% van de bedrijven geen tijd om zich bezig te houden met contracten. In het huidige economische klimaat is het voor bedrijven van groot belang om hun geld en tijd zo efficiënt mogelijk in te zetten.

Dit artikel is geschreven door Marc Tromp, Business Development Manager, Sastrify.

[Fotocredits – WrightStudio © Adobe Stock]

...

Verder lezen over Bedrijven

Waarom SEO ook belangrijk is als je een klein bedrijf hebt

Stel je voor, je runt een broodjeszaak of een sportschool. Lekker lokaal, waardoor je vrienden en kennissen kunt optrommelen om naar jouw zaak te komen. Nu is dat altijd een goed idee en mond-tot-mond-reclame kan ver komen, maar je kunt eigenlijk niet zonder het internet. Misschien associeer je een lokale winkel op de straathoek niet zozeer met het grote wereldwijde web, maar het is toch wel verstandig om dat wel te doen.

Search22.11.2024

Waarom SEO ook belangrijk is als je een klein bedrijf hebt

4 dingen om op te letten als je een zaaltje huurt

Een verjaardag, een babyshower, een huwelijk, een tijdelijke oefenzaal met je koor, een zakelijke bijeenkomst: er kunnen talloze redenen zijn om een zaaltje te huren. Het is vaak best een overweging, want het kost geld en er is veel mogelijk. Zo zorg je dat je er geen hoofdpijn van krijgt, maar vooral van profiteert. Dit zijn 4 dingen om op te letten als je een zaaltje huurt.

Lifestyle20.11.2024

4 dingen om op te letten als je een zaaltje huurt

Onderzoek: Mkb heeft behoefte aan ondersteuning bij digitalisering

Het kabinet heeft voor 2025 plannen voorgesteld om de regeldruk voor mkb-bedrijven te verlagen. Doel is dat ondernemers meer tijd hebben voor het ondernemerschap, innovatie en digitale ontwikkeling. Deze tijd is hard nodig voor de digitale ontwikkeling van ondernemers en hun bedrijven.

Technology18.11.2024

Onderzoek: Mkb heeft behoefte aan ondersteuning bij digitalisering

gebrek aan kennis en expertise
Mews is het snelst groeiende bedrijf van Nederland in 2024

Hun cloudtechnologie voor bedrijven in de hospitalitysector resulteerde in een ongekende groei voor Mews – en dit is nog maar het begin. Nadat het bedrijf begin 2024 de unicorn-status behaalde, is Mews nu uitgeroepen tot het snelst groeiende bedrijf van Nederland, zo blijkt uit onderzoek van Erasmus Centre for Entrepreneurship. 

Nieuws06.11.2024

Mews is het snelst groeiende bedrijf van Nederland in 2024

Winnaar van de Top 250 Golden Scaler Award
5 voordelen van een zakelijk postadres voor je bedrijf

Post is door e-mail iets minder belangrijk geworden voor privépersonen, maar voor bedrijven is het nog steeds belangrijk. Nu is dat al een reden om te kiezen voor een zakelijk postadres, maar er zijn meer voordelen die kleven aan zo’n adres.

DC Business11.10.2024

5 voordelen van een zakelijk postadres voor je bedrijf

Backbase opent wereldwijde hoofdkantoor in Amsterdam

Backbase, de ontwikkelaar van het Engagement Banking Platform, opende vandaag zijn wereldwijde hoofdkantoor aan de Oosterdoksstraat 114 in Amsterdam. Deze verhuizing is meer dan alleen een adreswijziging; het is een nieuwe stap voorwaarts in de missie van het bedrijf om bankieren opnieuw vorm te geven en de klant centraal te stellen.

DC Business07.10.2024

Backbase opent wereldwijde hoofdkantoor in Amsterdam

Pas op: Google pakt bedrijven met nepreviews op Google Maps

Logisch dat bedrijven die snel willen groeien naar bots of mensen stappen die nepreviews bieden, maar die kunnen daarmee beter stoppen.

Search26.09.2024

Pas op: Google pakt bedrijven met nepreviews op Google Maps

Flintfox lanceert snelle real-time pricing engine nu ook voor SAP-klanten

Flintfox, een specialist in intelligent prijs- en kortingsbeheer, heeft onlangs de lancering van Flintfox voor SAP aangekondigd. Deze nieuwe applicatie vereenvoudigt en versnelt complex prijsbeheer voor SAP-gebruikers met een snelle real-time pricing engine.

DC Business23.09.2024

Flintfox lanceert snelle real-time pricing engine nu ook voor SAP-klanten

Verder lezen over Internet

We gaan nu naar telefoonloze telefoonwinkels zonder personeel

nog een winkel noemen, of is het stiekem meer een servicepunt? KPN opent in Den Helder een winkel waar geen fysiek personeel aanwezig is

Mobile18.11.2024

We gaan nu naar telefoonloze telefoonwinkels zonder personeel

Reddit voor het eerst winstgevend met recordaantal gebruikers

Het online forum-achtige platform heeft bijna 100 miljoen gebruikers: 97,2 miljoen om precies te zijn. Niet per maand: dagelijks.

Online30.10.2024

Reddit voor het eerst winstgevend met recordaantal gebruikers

Reddit laat je mogelijk straks betaalde subreddits maken

Reddit wordt binnenkort waarschijnlijk nog interessanter: het wil betaalde subreddits beschikbaar maken.

Online08.08.2024

Reddit laat je mogelijk straks betaalde subreddits maken

5 manieren waarop ons zoekgedrag verandert

Als je vroeger iets wilde zoeken op het internet, dan moest je eerst naar google.com surfen en dan bijvoorbeeld intoetsen: “capaciteit Amsterdam Arena”. Nu is dat helemaal anders en wel op meerdere manieren. Dit zijn vijf manieren waarop ons zoekgedrag verandert.

Search05.08.2024

5 manieren waarop ons zoekgedrag verandert

World Wide Web Day: dit kan de GenAI-hype leren van de internetbubble

Vandaag is het World Wide Web Day en is het 33 jaar geleden dat de Engelse computerwetenschapper Tim Berners-Lee het internet introduceerde in 1991. Een tijd die wordt gekenmerkt door zowel hype en opwinding als het uiteenspatten van de internetzeepbel eind jaren 90.

Online01.08.2024

World Wide Web Day: dit kan de GenAI-hype leren van de internetbubble

Beveiligingsgevaar: update je laptop nog voor je op vakantie gaat

Het is een verschrikkelijke timing, of juist een heel slimme: door een zwakte in Windows kunnen hackers je computer in via een open wifi.

Cybercrime21.06.2024

Beveiligingsgevaar: update je laptop nog voor je op vakantie gaat

10 grappige gadgets voor mensen die van het internet houden

We hebben 10 grappige gadgets voor je verzameld om helemaal te bewijzen dat jij het internet hebt begrepen.

Gadgets21.06.2024

10 grappige gadgets voor mensen die van het internet houden

Internet thuis wordt dit jaar weer duurder

Lekker thuis internetten wordt weer een stukje duurder in 2024. De drie grote providers maken allen hun prijzen hoger.

Online18.06.2024

Internet thuis wordt dit jaar weer duurder

Verder lezen over Software

Zoom is nu een AI-bedrijf zodat je een dag minder hoeft te werken

Het blijft Zoom heten, maar in plaats van Zoom Video Communications wordt het nu Zoom Communications. En het wil dat je minder gaat werken.

Online26.11.2024

Zoom is nu een AI-bedrijf zodat je een dag minder hoeft te werken

Outlook heeft een kalenderprobleem: dit is wat het inhoudt

Er zit in de nieuwe versie van de Outlook-client een bug waardoor een nieuwe afspraak in de agenda zetten geen optie is.

Online12.11.2024

Outlook heeft een kalenderprobleem: dit is wat het inhoudt

HubSpot introduceert Breeze als nieuwe medewerker voor je bedrijf

Breeze heeft Microsoft Copilot ten grondslag liggen en biedt een AI-collega die niet je werk overneemt, maar het wel eenvoudiger maakt.

Marketing11.11.2024

HubSpot introduceert Breeze als nieuwe medewerker voor je bedrijf

Microsoft Outlook loopt vast door deze heel gewone activiteit

Even snel iets kopieren-plakken is er niet meer bij voor mensen die Klassieke Outlook gebruiken. Maar er is een oplossing.

Online04.11.2024

Microsoft Outlook loopt vast door deze heel gewone activiteit

Er is een workaround
Apple Intelligence komt ook naar jouw iPhone

Binnenkort kun je Apple’s AI ook gebruiken op jouw iPhone. Hoewel, ‘binnenkort’: dit is pas in april 2025, dus nog een klein half jaar van nu.

Mobile29.10.2024

Apple Intelligence komt ook naar jouw iPhone

Adobe verrast met tool om platte tekeningen 3D te maken

Adobe heeft het nog niet ingebouwd in tool, maar het is gemaakt voor Illustrator. De tool heet nu nog Project Turntabel en het laat mensen versteld staan van wat de computer allemaal kan bedenken.

Artificial Intelligence21.10.2024

Adobe verrast met tool om platte tekeningen 3D te maken

Pas op: er is een groot beveiligingslek in WordPress-plugin Jetpack

Het zit al sinds 2016 in Jetpack en het zorgt dat gebruikers die ingelogd zijn kunnen lezen wat er in ingediende formulieren staat.

Cybercrime15.10.2024

Pas op: er is een groot beveiligingslek in WordPress-plugin Jetpack

ING introduceert Budgetteren: een maandbudget voor boodschappen, sporten, enzo

ING komt met Budgetteren. Hierdoor heb je hulp met het in de gaten houden van je uitgaven voor meer grip op je financiën.

Online14.10.2024

ING introduceert Budgetteren: een maandbudget voor boodschappen, sporten, enzo