Wat er verandert zodra je van één auto naar een wagenpark gaat

Bij de eerste bedrijfsauto is de afweging nog overzichtelijk. Je kiest een wagen, je regelt de financiering en daarmee is het klaar. Eén beslissing. Zodra er een tweede en een derde bij komen, verandert de vraag. Dan gaat het niet meer over welke auto het wordt, maar over hoe je vijf of tien wagens beheert zonder dat er elke week een rekening binnenkomt die niemand had voorzien. Op dat punt gaan ondernemers en wagenparkbeheerders anders naar leasevormen kijken, omdat het beheer zwaarder gaat wegen dan de auto zelf.

Financier je de auto’s zelf, dan komen ze als bezit of als vreemd vermogen op je balans en schrijf je ze af. Dat drukt op je solvabiliteit en dat telt zwaarder naarmate je er meer hebt staan. De operational lease-betekenis is in dat licht vooral een boekhoudkundige. Je betaalt voor het gebruik van de wagens. Ze staan niet op je balans en het risico op de restwaarde ligt niet bij jou. Voor een bedrijf dat wil kunnen blijven investeren in mensen of materieel is dat het argument dat het zwaarst weegt, zeker bij een bank die naar de verhouding tussen eigen en vreemd vermogen kijkt.

Bij één auto valt een reparatie te overzien. Bij tien auto’s is er altijd wel iets aan de hand, en die posten komen niet netjes verspreid over het jaar binnen. Onderhoud, reparaties, banden, wegenbelasting en pechhulp lopen in de operationele vorm mee in het bedrag per auto per maand. Wat je daarmee wint, is niet alleen geld op onverwachte momenten. Het is vooral dat je begroting het hele jaar blijft kloppen en dat je niet elk kwartaal hoeft uit te zoeken waarom de post vervoer weer hoger uitvalt dan begroot.

Naast de wagens zelf komt er een laag bij die bij één auto nauwelijks bestaat. Wie rijdt in welke auto, welke wagen moet wanneer naar de garage, wie tankt of laadt waar en hoe verdeel je dat over de kostenplaatsen? Bij autolease zakelijk via XLLease loopt dat samen met het contract, inclusief een facturatie die je per auto kunt uitsplitsen. Dat scheelt een beheerder wekelijks uitzoekwerk, en het maakt zichtbaar welke wagens duurder uitpakken dan verwacht.

Twee dingen leg je per auto vooraf vast en die bepalen de rest. Het aantal kilometers per jaar, dat bij medewerkers lastiger te schatten is dan bij jezelf, en de looptijd, die bij nieuwe wagens vaak op vier of vijf jaar ligt. Tussentijds beëindigen brengt kosten met zich mee, dus een wagenpark waarin alle contracten op dezelfde dag aflopen is minder handig dan een wagenpark waarin ze gespreid zitten. Zo houd je elk jaar een deel van je vloot dat aan vervanging toe is, in plaats van dat je in hetzelfde kwartaal tien auto’s tegelijk moet regelen.