Zeven tips voor het invoeren van een social intranet.

Tijdens het seminar “Op naar dat social intranet”, discussieerden drie enthousiaste sprekers, en een evenzo enthousiast publiek, over de do’s en don’ts bij het invoeren van een social intranet. Een social intranet heeft een grote impact op een organisatie en het blijkt een uitdaging om iedereen erbij te betrekken. Daarom zeven tips die kunnen helpen bij een social intranet transitie. Wat werkt wel en wat werkt niet?

1. Gebruik thema’s, geen afdelingen, bij het inrichten van community’s: 

Een van de grote voordelen van een social intranet is dat het conversaties mogelijk maakt tussen medewerkers van verschillende afdelingen. Was je voor feedback en reactie eerder beperkt tot je eigen afdeling, geeft een social intranet de gelegenheid om in contact te treden met collega’s die je misschien nog helemaal niet kende. Een fout die veel organisaties maken is dat ze bij de inrichting van het social intranet, community’s opbouwen aan de hand van het organogram. Discussies blijven dan specifiek voor een afdeling en de dialoog in de organisatie die je met een social intranet nastreeft wordt dan minder snel bereikt.

Advies: begin met overkoepelende thema’s die verschillende afdelingen aangaan.

2. Niet meer dan honderdvijftig deelnemers in één community: 

Mensen denken dat een discussie almaar beter wordt naarmate er meer mensen meedoen. Dat is echter niet zo. De engagement en de kwaliteit van de discussies in een community loopt behoorlijk terug wanneer er meer dan honderdvijftig deelnemers zijn. Probeer daarom de grootte van een groep te beperken. Kies bijvoorbeeld geen communitythema voor de hele organisatie. Mensen voelen zich dan niet aangesproken.

3. Formuleer een hoger doel:

Een bijzonder belangrijk onderdeel van het succesvol maken van een social intranet is het concretiseren van een visie en een missie voor de organisatie. Als het hoogste doel van de organisatie enkel geformuleerd is als ‘we moeten winst maken’ motiveert dat mensen niet echt en voelen ze zich niet verbonden met het bedrijf. Is het daarentegen bijvoorbeeld ‘de wereld beter maken met innovatieve internettechnologie,’ maakt dat mensen betrokken bij het bedrijf en daardoor ook bij het social intranet.

4. Zorg voor een veilige omgeving:

Een social intranet kan alleen maar goed functioneren wanneer mensen vrij op elkaar kunnen reageren en discussies kunnen aansnijden. Als leidinggevenden iemand bijvoorbeeld aanspreken op bepaalde posts werkt dat desastreus voor het succes van social intranet. Geef mensen daarom de ruimte te posten en desnoods fouten te maken.

5. Kies met zorg een community manager uit:

De community manager is de hoofdverantwoordelijke voor het inrichten, beheren en ‘levend houden’ van het social intranet. Deze persoon vervult dan ook een sleutelrol en moet ook over speciale kwaliteiten beschikken; sociaal, makkelijk in het netwerken en proactief. Een bekende fout is dat de verkeerde personen verantwoordelijk worden gemaakt voor deze rol, bijvoorbeeld introverte mensen. Die mensen hebben meer moeite met een ambassadeursrol en het succes van een social intranet is dan veel minder zeker.

6. Offline is ook belangrijk:

Social intranet is een middel, geen doel op zich. Je beoogt een plattere organisatie te worden waar veel interactie plaatsvindt en een social intranet is een platform dat dat kan faciliteren. Het helpt enorm wanneer ook offline activiteiten inzet, door bijvoorbeeld de op het intranet besproken onderwerpen te behandelen in bijeenkomsten. Offline en online beïnvloeden en versterken elkaar.

7. Start small, but think big:

De mensen die een social intranet opzetten en het community management uitvoeren, voelen zich soms wat verloren wanneer ze merken dat een groot deel van de organisatie niet meedoet online. Ze hebben maar tien procent van de organisatie die echt actief is op het intranet. Dat is echter normaal en ook helemaal niet erg. Je beoogt een cultuurverandering en die gaat nu eenmaal met kleine stapjes. Begin klein en weet dat je langzaam werkt aan een sociale, platte organisatie.

Dit blog is geschreven door Mujibor de Graaf, commercieel directeur Viadesk