​Hoe organiseer je een werkweek en vergeet je niks? 6 tips

​Hoe organiseer je een werkweek en vergeet je niks? 6 tips

Vorig artikel Volgend artikel

Normaliter schrijf ik eigenlijk altijd over online marketing gerelateerde onderwerpen. Echter wil ik deze keer graag eens een ander onderwerp behandelen waar ik in mijn rol als Online Marketing Consultant dagelijks veelvuldig mee te maken heb. Wellicht dat dit voor jou als marketeer (of andere professional) nuttige inzichten kan geven. In dit artikel daarom 6 tips over plannen, niks vergeten en nog veel meer.

Voordat we de tips gaan behandelen wil ik je nog even meenemen naar de achterliggende gedachte, namelijk het onderwerp productiviteit. Een valkuil voor vele, het gevoel hebben dat je van alles gedaan hebt op een werkdag, maar wanneer je jezelf afvraagt welke to do’s je nu echt hebt afgevinkt, blijft het stil. Dat onderbuikgevoel is nu precies waar ik je graag mee wil helpen. Als consultant heb ik bijvoorbeeld best een aantal balletjes hoog te houden en is plannen dan ook essentieel voor productiviteit. Onderstaande tips komen dan ook met name voort uit de zaken die ik prettig vind, maar dit hoeft uiteraard niet te betekenen dat dit ‘het gouden ei’ voor jou is. Pak er dan ook vooral uit wat voor jou kan werken.

#1 Start op maandag

Dat is wel een hele grote open deur, maar wel een hele belangrijke. Het eerste half uurtje op maandag kan prima worden gebruikt om je to do’s te gaan plannen. Je weet dan namelijk ook wanneer je bijvoorbeeld afspraken of andere zaken hebt in die week. Wat daarbij handig kan zijn is de taken die je wilt gaan oppakken in een bepaalde week allemaal in te plannen op de maandag. Zodoende heb je namelijk op maandag in één keer het overzicht voor de hele week en kun je een dag planning gaan maken. Zo voorkom je ook dat je gedurende de week tegen verrassingen aanloopt. Dat klinkt overigens relatief makkelijk voor degene die tooling (waarover later meer) gebruikt om to do’s te managen, maar kan ook voor de, met alle respect, leek nuttig zijn. Het idee hierbij is vooral overzicht te kunnen houden over je week i.p.v. een wildgroei aan taakjes die je ‘opeens’ tegenkomt tijdens je week.

#2 Agenda ‘blokken’ of blokken plannen

Met de nadruk op de aanhalingstekens in deze. Wat goed kan werken is het plannen van blokken in je agenda waarin je bepaalde werkzaamheden gaat doen. Tot zover waarschijnlijk niks nieuws, maar de vraag is vooral of je binnen dit blok wel de juiste dingen aan het doen bent, je niet laat afleiden door andere zaken en met name of je de tijd die je had gepland voor het blokt ook aanhoudt. Vooral die laatste is essentieel om productiviteit te waarborgen. Wellicht kan het voor je werken om eens te testen met een timer die afloopt nadat het geplande blok is verstreken (en die je ook in het oog blijft houden). Dat dwingt je ertoe om focus te hebben op het afronden van zaken en je niet te verliezen in details bijvoorbeeld.

Daarnaast zou je ook eens kunnen proberen om met kleuren te gaan werken in je agenda. Een externe afspraak geef je bijvoorbeeld een andere kleur dan een interne meeting. Wanneer je vervolgens een bepaalde kleur veel ziet terugkomen in een week (denk aan die externe afspraken bijvoorbeeld), dan weet je dat het wellicht uitdagend gaat worden om andere ‘grote’ taken te gaan plannen. Op een gegeven moment wil je dan ook wellicht ‘nee’ kunnen zeggen tegen een afspraak die wordt voorgesteld in die al hele drukke afsprakenweek.

#3 Uit je hoofd in een tool

Zelf vind ik dit één van de allerbelangrijkste zaken om overzicht te kunnen bewaren. Wanneer ik namelijk to do’s in mijn hoofd heb zitten, ben ik bang dat ik ze verlies wanneer ik ze niet ga plannen. Het zorgt ook voor een prettige rust wanneer de taak uit je systeem kan en je vooral het gevoel hebt niets te verliezen. Handig om hierbij gebruik te maken van een tool die je altijd beschikbaar hebt om je to do’s te managen (denk aan bijvoorbeeld Asana of Slack). Dat zorgt er ook weer voor dat je eenvoudig op maandag alle to do’s voor de werkweek kunt inzien en plannen. Persoonlijk ga ik zelfs zover dat ik niks meer op ‘ouderwets’ papier noteer (tijdens meetings maak ik een uitzondering overigens). Ook dit heeft weer met rust te maken, gewoon één plek waar alles staat, dan verlies je niks (of zo min mogelijk).

#4 Voorkom schuiven

Schuiven met to do’s is vaak fataal voor het bewaren van overzicht. Wanneer je iedere keer op maandag dezelfde taken doorschuift naar de volgende maandag gaat er iets mis in de planning. Je zou jezelf dan ook kunnen afvragen: 1. Is deze taak zo onbelangrijk dat ik deze telkens doorschuif? Zo ja, moet ik deze dan nog wel doen. 2. Kan ik alle taken die ik telkens doorschuif niet beter inplannen? Oftewel op de langere termijn zetten (3 weken bijv.). Met de regel dat je de discipline hebt deze taak niet weer door te schuiven op de volgende maandag wanneer deze taak zich weer gaat voordoen. Anders ben je drukker met doorschuiven, dan met plannen. ;)

#5 Balans vinden tussen werk en meeting

Zeker bij bedrijven met een vergadercultuur (met alle respect uiteraard) is dit een onderwerp waarmee kan worden gestoeid. De tip is vooral hier goed over na te denken in je planning. Wanneer je bijvoorbeeld aan het begin van de middag een belangrijke meeting hebt, kun je de klok erop gelijkzetten dat je na deze meeting best wat energie verloren bent. Hieruit kun je opmaken dat het dan ook niet handig (en verstandig) is om na deze meeting nog to do’s te plannen die een sterke focus vereisen. Dat zou bijvoorbeeld ook kunnen gelden voor de verdeling tussen ochtend en middag taken. Zelf ben ik bijvoorbeeld een ochtendmens en weet ik dat ik op mijn scherpst ben in de ochtend. Het liefst plan ik dan ook de taken waar ik een sterke focus voor moet hebben (tuurlijk kan dat niet altijd) in de ochtend.

#6 Kijk ook naar volgende week

De laatste tip is er eentje die nog weleens wordt onderschat. Probeer namelijk niet altijd de focus te houden op de huidige werkweek bij het maken van je planning. Het kan namelijk prima voorkomen dat, wanneer je ook de volgende week bekijkt, jouw planning anders gaat zijn. Bijvoorbeeld wanneer je weet dat je volgende week veel meetings hebt staan en je deze week vast met een aantal taken voorruit wilt gaan werken. Je weet namelijk dat het uitdagend gaat zijn echt grote taken te kunnen doorvoeren wanneer je niet een blok (daar is hij weer) in je agenda kan plannen.

Bonus

Tot slot nog een paar bonus tips. Zoals al redelijk duidelijk is geworden zijn, in mijn opinie, de onderwerpen planning en productiviteit nauw aan elkaar verbonden. Hierbij dan ook nog een aantal handigheidjes om je productiviteit wellicht wat te verhogen:

  • Open je mailbox op vaste momenten per dag (bijv. in de ochtend om 08:30 uur, net voor en net na de lunch en aan het einde van de dag). Tussendoor zet je jouw mailbox uit, dit voorkomt namelijk afleiding. Waarschijnlijk hebben namelijk veel mails in jouw inbox niet binnen 2 minuten een reactie nodig. Dus waarom zou je je hierdoor laten afleiden?
  • Meetings zijn vaak (en ik noemde het eerder al) niet heel goed voor je productiviteit. Hier zit ook al direct een valkuil bij het blokken van je agenda. Veel agenda’s werken namelijk met vaste blokken van bijvoorbeeld een uur. Hierdoor plan je ook vaak een vast blok (bijvoorbeeld een uur) in voor een meeting, terwijl dit in veel gevallen helemaal niet nodig is. Het inplannen van een kortere meeting zorgt er hopelijk voor dat je ook concreter te werk gaat.
  • Naast de genoemde mailbox, kunnen ook zaken als WhatsApp, Skype en social media je afleiden van de to do’s. Ook hier is er niks mis mee deze onderwerpen ‘gewoon’ uit te zetten wanneer je focus dient te hebben.
  • Muziek kan prettig zijn om je te helpen bij het krijgen van focus. Zelf pas ik bijvoorbeeld ook mijn muziek aan op hetgeen ik aan het doen ben. Dat wil zeggen, wanneer ik focus moet hebben zoek ik een iets rustiger tempo op. Je raadt het al, wanneer ik wil knallen, zoek ik ook knalmuziek. Of het nu een placebo-effect is of niet, het kan zomaar helpen.

Kortom, over dit onderwerp is uiteraard enorm veel te vertellen. Zo zijn er talloze boeken (denk bijv. eens aan ‘Getting Things Done’ van David Allen) geschreven en strategieën (bekijk ook eens de TED Talk van Jason Fried over dit onderwerp) bedacht. Mijn doel was dan ook niet om je de perfecte strategie te vertellen (want die is er denk ik niet), maar vooral te inspireren om dingen wellicht eens anders aan te pakken. Uiteraard begrijp ik dat het behoorlijk functie-afhankelijk kan zijn wat betreft de mate waarin je stoeit met deze vraag. Maar ik kan me niet voorstellen dat je ‘organiseren en niks vergeten’ nooit bent tegengekomen.

Meer content

Fabian Hoogland

Fabian werkt als Online Marketing Consultant bij het internet marketing adviesbureau Pure Internet Marketing. Dagelijks houdt hij zich bezig met het helpen...

Reageren is uitgeschakeld omdat er geen cookies opgeslagen worden.

Cookies toestaan Meer informatie over cookies