2016 lijkt het jaar te worden van “consumerization of IT”. Dit wil zoveel zeggen dat werknemers in organisaties steeds meer software gebruiken op het werk, die ze ook al thuis gebruiken. Dit is natuurlijk ingegeven door de grote vlucht die Cloud toepassingen hebben genomen zoals DropBox, WeTransfer, Google Drive, OneDrive en iCloud.
De mogelijkheden die dit soort toepassing biedt voor werknemers die eenvoudig willen samenwerken op verschillende locaties, met verschillende teams op verschillende projecten, zijn enorm. Helaas zijn de gevaren ook navenant. Eind 2014 is er een onderzoek verschenen van Osterman Research(1) waarin werd gesteld dat maar liefst 68% van alle werknemers werk gerelateerde informatie had opgeslagen in FSS (File Sync & Share) systemen die zij zelf onderhielden. Er was ook een belangrijke voetnoot aan dit onderzoek gekoppeld: “Bijna al deze FSS oplossingen waren geïmplementeerd, of werden gebruikt zonder dat de IT afdeling daar hun goedkeuring aan hadden verleend, of dat zij überhaupt ervan op de hoogte waren.”
De gevaren van het verliezen of lekken van belangrijke data zijn natuurlijk gigantisch als de IT afdelingen niet betrokken of gekend zijn bij het bewaken en beveiligen van data op zogenaamde “end point” apparaten zoals Smartphones en Tablets. Een studie van eind 2015, uitgevoerd door Techtarget(2) laat zien dat de meeste IT afdelingen zich niet verantwoordelijk voelen, of verantwoordelijk zijn voor het back-uppen of restoren van dit soort apparaten.
Op de vraag of IT verantwoordelijk is voor het back-uppen en restoren van data op non-PC endpoints gaf 64% aan niet verantwoordelijk te zijn, 27% gaf aan wel verantwoordelijk te zijn, en 9% wist het eigenlijk niet.
Uit de enquête bleek verder dat bij 65% van de ondervraagde bedrijven men gebruik maakte van algemene Cloud-based FSS systemen. Hiermee is natuurlijk direct duidelijk dat de kwetsbaarheid van dataverlies hand in hand gaat met het gebruik van “Cloud based”, “consumer grade” FSS systemen. Het is natuurlijk niet echt gek dat “consumer grade” FSS systemen zo populair zijn bij werknemers. Ze gebruiken deze tools dagelijks om foto’s, muziek en filmpjes uit te wisselen. Maar het risico van het verlies dit soort bestanden is natuurlijk veel lager dan het verlies van corporate data.
Je kan als organisatie er natuurlijk voor kiezen om het gebruik van dit soort tools te verbieden, maar het handhaven van zo’n verbod zal zeer lastig zijn. Gebruikers vinden het veel te gemakkelijk, ze kunnen hun werk veel eenvoudiger uitvoeren, dus zullen zij altijd proberen om ze te blijven gebruiken.
Je kan daarom veel beter op zoek gaan naar een EFSS (Enterprise File Sync & Share) systeem, oftewel een FSS dat gemaakt is voor gebruik in corporate omgevingen. Er zijn verschillende van dit soort oplossingen in de markt, maar er zijn bepaalde zaken waar zo’n dergelijk systeem aan moet voldoen.
De volgende 7 punten zijn een perfecte leidraad hoe je deze systemen moet beoordelen:
Referenties:
1: “Improving the security of Your File Sync and Share Capabilities” Osterman Research, oktober 2014
2:“Changing Face of Mobility Raises the Stakes for Endpoint Data Protection” CommVault, februari 2015
3: Whitepaper StorGrid http://www.storgrid.com/technical-white-paper/ maart 2016
[Afbeelding © powderblue65 – Fotolia]
Dr. Herman Vissia is DGA van het software ontwikkelbedrijf Byelex en doet al jaren onderzoek naar geautomatiseerde beslissingsondersteunings-systemen en kunstmatige intelligentie in nauwe samenwerking met de Staatsuniversiteit in Minsk. Verder staat hij bekend als een gepassioneerd spreker die thuis is op grote internationale conferenties en hij publiceert regelmatig wetenschappelijke artikelen over onderwerpen die gelieerd zijn aan Big Data.
Verder lezen over Cloud Computing
Technology15.04.2024
Online19.01.2024
Technology22.11.2023
Gaming15.06.2023
Online03.04.2023
Technology22.02.2023
Gaming16.01.2023
Gaming14.12.2022