Secretaressedag: zijn deze assistenten nog echt nodig?

Het is vandaag secretaressedag, maar daar wordt doorgaans niet zoveel meer mee gedaan. Een trend die waarschijnlijk voortkomt uit meerdere zaken. Ten eerste: wie noemt zichzelf nog een secretaresse? Deze rol is door de jaren heen inmiddels vaak veranderd in een PA, een personal assistant, of een VA, een virtual assistant. Of natuurlijk een management assistant. Daarnaast is het werk op zich ook veranderd. Sterker nog, het is zodanig veranderd: zijn secretaresses nog wel nodig?

Het vak secretaresse was vroeger heel belangrijk. De secretaresse wist alles van haar baas: zorgde dat er afspraken in een papieren agenda kwamen, had een rolodex met telefoonnummers en adressen en zorgde dat ze het eerste aanspreekpunt was. Inmiddels is dat veranderd. De computer en smartphone hebben een groot deel van de taken overgenomen. AI-tools notuleren bij je vergadering, laten je weten wat je actiepunten zijn en kunnen je een samenvatting geven met de belangrijkste punten in een document.

Je kunt bovendien tools gebruiken waarbij je zelf kaders openzet in je agenda waarmee mensen zelf afspraken met je kunnen maken en als iemand te laat komt voor een afspraak of ziek is, dan stuurt hij of zij je gewoon een appje. Het werk van een secretaresse is beduidend anders geworden: als er een baan is die AI inderdaad echt heeft overgenomen, dan is het wel die van de secretaresse. Ze hoeft ook geen documenten meer te archiveren, want die zitten allemaal in de computer. En post verwerken? Ja, dat is nu mail, en ook voor de mailbox komen er steeds meer AI-foefjes waardoor je wordt herinnerd om prangende mails te beantwoorden.

Je zou dus kunnen zeggen dat de secretaresse niet meer nodig is. Hup, bloemen voor secretaressedag in de prullenbak mikken en door. Maar zo is het ook weer niet helemaal. Wat computers niet kunnen en secretaresses steeds meer tot een kunst hebben verheven, dat is om gevoel mee te geven: zij kennen de politieke verhoudingen in het bedrijf op hun duimpje en zullen ook beter zijn in het inschatten van bepaalde situaties. Ja, misschien is de agenda vol, maar zal een manager voor bepaalde mensen en problemen toch echt wel een uitzondering maken.

Zoiets kan een assistent wel aanvoelen, maar wordt voor AI al een stuk moeilijker. Sowieso kan een secretaresse goed anticiperen op dingen die veranderen: een vlucht die geannuleerd is, een conferentie die uitloopt. Juist voor die dingen is een secretaresse belangrijk: en al die veranderende plannen komen ook vaker voor dan ooit tevoren: het is druk, er wordt strak gepland en er gaat nu eenmaal toch vrij regelmatig iets mis.

Ook zie je dat secretaresses er vaak dingen bijdoen, zoals office management of het maken van nieuwsbrieven: op die manier wordt de rol heel anders, maar is het nog steeds een ondersteunende rol die zorgt dat alles goed reilt en zeilt. Haal die bloemen dus maar weer uit de prullenbak of ga als de wiedeweerga naar de bloemist, om die vrouw of man die je ondersteunt in het zonnetje te zetten.