​Administreren kun je leren: 7 praktische tips en lifehacks

‘Ik ga dit weekend fijn mijn administratie doen!’ Zo’n enthousiaste opmerking zul je niet snel horen, tenzij het sarcastisch bedoeld is. Maar je kunt er niet omheen. Niet alleen heb je een bewaarplicht, je zult het ook niet lang volhouden als je alles uit je hoofd moet doen, of met losse papiertjes. Iedereen heeft een solide administratie nodig. En met deze tips en lifehacks doe je dit zo snel, efficiënt en pijnloos mogelijk.

Wat valt er onder de administratie?

Een administratie is niets meer of minder dan het verzamelen en vastleggen van je (bedrijfs)gegevens. Als je dit goed doet, weet je hoe je bedrijf er financieel voor staat, en wat je belangrijkste taken zijn.

Voorbeelden van zaken die onder je administratie vallen zijn:

• Kassabonnen
• Ontvangen facturen
• Kopieën van verstuurde facturen
• Bankafschriften
• Contracten en afspraken
• Agenda’s
• Correspondentie
• Klantenbestand
• Digitale bestanden

Tips voor het efficiënt gebruiken van administratie software

Het bewaren en verzamelen van alle gegevens is één ding, het efficiënt verwerken ervan in een administratie is nog iets anders. Hier zijn grofweg twee varianten van: een handmatige, papieren administratie en een digitale of online administratie.

De laatste variant verdient overduidelijk de voorkeur. Het is doorgaans stukken netter, betrouwbaarder en overzichtelijker om je administratie of boekhouding online te doen met behulp van software. Veel bedrijfsgegevens zijn al digitaal dus waarom dan ook niet digitaal verwerken? Bovendien kun je veel handelingen en taken hierdoor volledig automatiseren. Zo kan jij je meer focussen op je werk en klanten.

Profiteer van de volgende praktische tips bij administreren met software

1) Automatisch en snel factureren of offreren

Facturen of offertes maken kan behoorlijk wat tijd in beslag nemen. Met administratie software kan dit veel sneller. Helemaal als je op vaste momenten hetzelfde bedrag aan klanten factureert: dan kun je ervoor zorgen dat je software volledig automatisch een factuur voor je maakt en verstuurt. Hetzelfde kun je doen met betalingsherinneringen. Deze kun je automatisch laten versturen wanneer een bepaalde klant na X dagen niet heeft betaald. Handig!

2) Automatisch facturen betalen

Omgekeerd kun je ook de facturen en rekeningen die je zelf moet betalen automatisch afhandelen. Geef je bank toestemming om bepaalde betalingen automatisch te doen en er is weer iets minder om je mee bezig te hoeven houden. Kostbare tijd die je in je bedrijf kunt stoppen.

3) Gegevens hergebruiken met administratie software

Ideaal van het gebruiken van een online administratie is dat je informatie centraal opslaat om later opnieuw te gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan (vaste) klantgegevens, deze heb je meerdere keren nodig. Bijvoorbeeld voor het maken van offertes, facturen, het sturen van een herinnering, of gewoon om contact op te kunnen nemen.

Zo heb je bijvoorbeeld met een goed CRM systeem alles op één plek en heel eenvoudig inzichtelijk met behulp van een simpele zoekterm. Maar je kunt bijvoorbeeld ook je prijs- en productgegevens opslaan en snel oproepen. Een paar klikken en de informatie is toegevoegd aan het klantdossier of project waar je het wilt hebben.

Laat dus de software voor je werken. Leren administreren is ook leren automatiseren. Je zult verbaasd staan hoeveel tijd je kunt besparen door administratie software slim te gebruiken.

4) Uren registreren met app

Nog zo’n potentieel tijdverslindend en onpraktisch onderdeel van je administratie is het bijhouden van je uren. Gelukkig bestaan inmiddels handige urenregistratie apps waarmee je je uren bijhoudt met slechts een paar drukken op een knop van je smartphone.

Dit doe je eenvoudig met een timer op je smartphone. Je drukt op de knop wanneer je begint met een taak en wanneer je ophoudt, en de gespendeerde tijd wordt automatisch opgeslagen en geordend. Ook heel praktisch voor wanneer je onderweg bent.

5) Planning en management apps

Je kunt het zo gek niet bedenken of er is een software, functie of app voor die je hiermee assisteert en je leven makkelijker maakt. Ook als je geen kei bent in het plannen van je personeel, of het managen van bepaalde taken en processen in je organisatie, zijn er oplossingen. Kijk dan bijvoorbeeld welke projectmanagement software of planning app je het beste kan helpen.

6) Snel btw-aangifte doen

Je btw-aangifte doen is één van die verplichtingen waar je echt niet onderuit komt. Maandelijks of elk kwartaal is het hier toch gewoon weer tijd voor. Nu hoeft het sowieso niet al te veel tijd te kosten als je je bonnetjes, facturen en betalingen overzichtelijk hebt opgeslagen.

Je hebt dan bijvoorbeeld geen boekhouder meer nodig voor je aangifte. Die kun je beter gebruiken voor complexere vraagstukken zoals de inkomstenbelasting aangifte of als je grote een investering wilt doen.

Maar met een elektronische btw-aangifte functie in je boekhoudprogramma gaat het nog véél sneller. In een paar minuten ben je dan klaar, dankzij de koppeling van je boekhoudprogramma met de Belastingdienst.

7) Liever vandaag dan morgen je administratie bijhouden

Onze laatste tip ligt voor de hand, maar is best belangrijk en wordt door schrikbarend weinig ondernemers opgevolgd: stel je administratie of boekhouding niet uit. Digitaal en (deels) automatisch of niet, het blijft natuurlijk een klusje waar je niet op zit te wachten. Maar dit is juist reden om er zo snel mogelijk te doen.

Liever vandaag dan morgen en liever ’s ochtends dan ’s avonds. Dan heb je het achter de rug en kun je met frisse moed verder. En je kunt het zo prettig maken als je wilt; met een kopje thee en een ontspannend muziekje erbij. Wat er maar werkt voor jou.