BYO: de hype voorbij

Werken op je eigen apparatuur is een onomkeerbare trend. Thuis, onderweg én op kantoor. Omdat het nu eenmaal lekkerder werkt op je eigen iPad dan op je bedrijfslaptop. Dat geldt ook voor applicaties zoals Google Docs en online opslagservices als iCloud – privé heb je ontdekt hoe handig ze zijn om voor je werk te gebruiken.

Inmiddels is het een bekend begrip: Bring Your Own Device of kortweg Bring Your Own (BYO). Het gebruik van je eigen laptop, tablet of smartphone voor je werk. Discussies over dit verschijnsel gaan vaak over de vraag: wie bepaalt en wie betaalt? Maar BYO omvat meer: het gaat om veilig en efficiënt werken met de mogelijkheden van nu.

Medewerkers introduceren zelf nieuwe ICT
Bij KPN Consulting hebben we onderzoek gedaan onder 1.126 hoger opgeleide fulltimers. Wij ontdekten dat 1 op de 8 medewerkers zakelijke informatie opslaat op publieke online applicaties, zoals Dropbox. Het zijn niet meer de ICT-afdelingen die de nieuwe apparatuur en applicaties op het werk introduceren, maar de medewerkers zelf. Die ontwikkeling is er de afgelopen jaren ingeslopen.

Bedrijfsgegevens veilig?
Het is aan werkgevers om het gebruik van apparatuur en apps te structureren. Want nu we de hype voorbij zijn, zien we dat dit nog weinig gebeurt. Het begrip BYO is bekend, maar slechts 30 procent van de organisaties heeft een BYO-beleid, blijkt uit ons onderzoek. Bij 55 procent is het nog in ontwikkeling. Problematisch? Ja, want als een privé-laptop kapot gaat of wordt gestolen, is het onduidelijk of de werkgever of de werknemer verantwoordelijk is. Voor de verzekering en de aanschaf van een nieuw exemplaar, maar ook voor eventueel uitlekken van bedrijfsgevoelige gegevens en het back-uppen van bestanden. Om overal net zo veilig te kunnen werken als op kantoor, heb je een beleid nodig gericht op de apparatuur én applicaties die je gebruikt. Daarbij is het cruciaal om de gebruikersbehoeften en randvoorwaarden samen met alle relevante betrokkenen te bepalen. Denk aan vragen rond eigendom, beheer, beveiliging en support. Alleen dan kun je langetermijnoplossingen bieden die bij de organisatie passen.

Er kan meer dan je denkt
BYO is eigenlijk een achterhaalde term. Bij KPN Consulting spreken we van Business Consumerization: nieuw beleid, met als uitgangspunt dat medewerkers zelf het beste weten wat ze nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Als ICT-afdeling kun je hen beter als consumenten benaderen. Laat ze zelf kiezen uit apparatuur en apps die hun werk ondersteunen. Dat betekent niet dat je ze compleet vrij moet laten. Integendeel. De kunst is om een afweging te maken tussen de gewenste medewerkersproductiviteit en de kosten om de medewerker goed te faciliteren. Er zijn meerdere wegen om Business Consumerization te organiseren. Wij onderscheiden er vier:

– Here’s Your Own (HYO): de werkgever bepaalt welke apparatuur en applicaties de medewerkers gebruiken, geen keuze mogelijk. Een veilige optie, maar het kan medewerkers belemmeren in hun efficiëntie en productiviteit omdat ze niet op hun eigen apparatuur kunnen werken.

– Choose Your Own (CYO): medewerkers kiezen uit een selectie van apparatuur en applicaties die de werkgever aanbiedt. Favoriet bij medewerkers: bijna 1 op de 2 kiest voor dit model. Medewerkers vinden het dus prettig als de organisatie een voorselectie maakt.

– Bring Your Own (BYO): medewerkers schaffen zelf apparatuur en applicaties aan en mogen deze volgens bepaalde spelregels zakelijk gebruiken. Slechts 1 op de 10 medewerkers kiest voor deze vorm, terwijl veel organisaties aangeven dat ze zich in de toekomst meer op Bring Your Own willen richten.

– On Your Own (OYO): medewerkers schaffen zelf apparatuur en applicaties aan die ze zonder beperkingen zakelijk gebruiken. Hieraan kleven grote risico’s, want bestanden kunnen kwijtraken of in de verkeerde handen vallen en de laptop, tablet of smartphone is niet beveiligd of verzekerd.

Ga het gesprek aan
Veel organisaties werken nu nog volgens het traditionele Here’s Your Own- (40%) of – onbewust – volgens het volledig vrije On Your Own-model (35%). De meeste medewerkers willen juist kiezen uit apparatuur die de werkgever voor hen heeft geselecteerd (Choose Your Own). ICT-afdelingen moeten dus vooral het gesprek aangaan met medewerkers. Aandacht besteden aan wat ze willen en nodig hebben. Zo kom je tot een Business Consumerization-beleid dat iedereen in staat stelt om effectief te werken.

Maak er werk van!
Naast productiviteit en medewerkerstevredenheid speelt natuurlijk het kostenaspect een rol. En beveiliging, support bij ICT-problemen, compliance… Dit zijn nog maar een paar van de cruciale aspecten voor succesvolle toepassing van Business Consumerization. Bij KPN Consulting helpen we organisaties om de productiviteitswinst af te wegen tegen de kosten. We zorgen ervoor dat ICT-afdelingen meer vanuit de Business Consumer gaan denken. De beste strategie is vaak een combinatie van de scenario’s (Here’s Your Own, Choose Your Own, Bring Your Own en On Your Own). Hoe zorgt jouw bedrijf ervoor dat iedereen overal veilig en prettig kan werken?

Deze blogpost is geschreven door Richie van Heuven van Staereling (1983), Business Consultant bij KPN Consulting. Hij houdt zich bezig met IT strategie, duurzaamheid en Bring Your Own.