​Waarom het nooit wat wordt met dat papierloze kantoor

Afgelopen donderdag was het World’s paperless day. Niet voor niets. In ons huidige digitale tijdperk printen we meer dan ooit. Alleen al in ons land met het grootst aantal tabletbezitters binnen Europa, maken we negen afdrukken per persoon per dag. Dat zijn zo’n 74,7 miljoen printjes elke dag weer. Onze vergadercultuur of een eigen printstraat helpen niet bij het stimuleren van een papierloos kantoor. Maar er zijn meer oorzaken waarom een papierloze werkomgeving tot op de dag van vandaag maar niet wil lukken. Alhoewel deze vaak hardnekkige redenen ook te veranderen zijn. Als dat lukt, dan is een papierloos kantoor dichterbij dan ooit. Acht argumenten op een rij waarom papier maar steeds geprint blijft worden. En hoe dat te veranderen:

1. Het arbeidsproces is nog ingericht op papier

Om maar gelijk met de misschien wel belangrijkste oorzaak te beginnen. Veel organisaties zijn nog ingericht op papiergebruik. Denk aan facturerings- of correspondentieprocessen die bij menig bedrijf nog altijd niet gedigitaliseerd zijn. Of het gemak waarmee dossiers worden rondgestuurd ter voorbereiding van een vergadering. Inventariseer binnen de organisatie welke processen gedigitaliseerd kunnen worden en start bij de quick-wins.

2. Lezen van scherm gaat 30% trager dan van papier

Wetenschappers hebben onderzocht dat mensen van papier sneller lezen. Inmiddels blijkt dat dit veelal een generatieprobleem is. Jongeren zijn meer gewend van scherm te lezen dan ouderen. Oefening baart kunst dus. En er zijn inmiddels allerlei trainingen voorhanden waarmee je snel leert lezen vanaf het scherm.

3. De printer staat in de buurt

Er was een tijd dat op bijna elk bureau een printer stond. Die tijd is inmiddels voorbij. Toch blijkt dat ook al staat de printer tegenwoordige verder weg, of wordt gedeeld met meerdere afdelingen, het niet helpt bij het ontmoedigen van het papiergebruik. En kijk daarbij ook naar het gebruik van kleurenprinters en dubbelzijdig afdrukken. Zorg ervoor, dat het echt wat moeite kost om te printen zodat iedere medewerker daarmee nog bewuster de afweging maakt al dan niet zijn documenten af te drukken.

4. Gewoonte, routine of een ander emotioneel argument

Als ik het document uitprint, dan heb ik een mooi geheugensteuntje. Ik kan me beter concentreren op papier of gewoon; ik print grote documenten altijd uit. Om maar een paar willekeurige voorbeelden te noemen van argumenten die medewerkers vaak gebruiken voor hun papierverbruik. Niets lastiger dan gedragsverandering. Dus zorg ervoor, dat de organisatie zo wordt ingericht dat deze gewoontes doorbroken kunnen worden. Of dat het steeds moeilijker wordt om deze routines waar te maken.

5. Met een papierloos kantoor verdwijnt ziel en menselijkheid op het werk

Opgeruimd maar zielloos. Dat blijkt voor veel professionals nog altijd een onbewust gevoel te zijn waarom papier op kantoor thuis hoort. Uiteraard is dat makkelijk aan te passen met andere zaken.. Kleur op kantoor, planten en bloemen, mooie visuals. Een karaf water op tafel, een schaal met fruit Genoeg alternatieven om het kantoor ziel en menselijkheid te geven.

6. Mijn documenten zijn makkelijker vindbaar op mijn bureau

Wat als medewerkers geen eigen bureau meer hebben? Steeds meer organisaties zijn overgestapt naar flexwerken. Dat helpt enorm in het terugdringen van papiergebruik. Je kunt tenslotte niet of nauwelijks meer iets achterlaten op een bureau dat morgen door een ander gebruikt wordt.

7. De organisatie is niet of nauwelijks milieubewust

Goed voorbeeld doet volgen. Als de organisatie een cultuur heeft waarin duurzaamheid zo langzamerhand in de genen zit, maakt de medewerker geen vrienden wanneer er grote hoeveelheden papier worden afgedrukt. Zorg er dus voor, dat de organisatie zich bewust is van het milieu. Energiebesparing, elektrisch rijden en/of openbaar vervoer stimuleren, duurzame catering. Allemaal voorbeelden van milieubewuste besparingen die ook besparing op papiergebruik kunnen stimuleren. ‘Think before you print’ is natuurlijk het minste dat je kunt doen in de vermelding onder binnenkomende e-mails.

Aanvaard de digitalisering als een algemeen gegeven. Dan kan iedereen ook ontspannen profiteren van de vele voordelen. En tijd vrijmaken voor de dingen die er echt toe doen. Ondertussen wordt dat papierloze kantoor dan ooit werkelijkheid!

Deze blogpost is geschreven door Tim Leenders, Marketing Manager Benelux, OKI Systems.

[Afbeelding: © gloszilla – Fotolia.com]