Hoe los je je e-mailprobleem op, stop met e-mail! [Infographic]

Hoe los je je e-mailprobleem op, stop met e-mail! [Infographic]

Ik worstel er zelf al jaren mee. Wat moet je doen met de dagelijkse hoeveelheid email. Het is een probleem voor velen. Email is gewoon too much, een dagje even niet online levert tussen de 150 tot 250 mails op. Met grote jalouzie kijk en luister ik naar mensen die het principe van het fenomeen "empty mailbox" beheersen. Zij lijken de magicians die een gelukkig leven leiden.

Je kunt er zelf iets aan doen wat begint met het opschonen van de inkomende mail. Verwijder alle notificaties te beginnen met die van sociale media, dus geen mails meer van bijv. Twitter, Facebook en LinkedIn met de melding dat er een bericht voor je is, conversaties dienen op het platform zelf te worden gevoerd en niet in je mailbox. Verder nieuwsbrieven die nooit worden geopend nog gelezen, block iedere afzender van Spammail al hou je dit niet tegen en beperk het aantal momenten dat je je mail opent. En zo zijn er nog wel meer te bedenken (tips in de comments).

De kern van het probleem wordt veroorzaakt door de vele zenders en het bovenmatig gebruik van een ander fenomeen "cc en bcc". Klaas de Brucker, Docent micro-economie, Europees beleid en decision making aan de Hogeschool-Universiteit Brussel meent dat overvolle mailboxen een voorbeeld zijn van een klassiek economisch probleem. Waarom? Als iets gratis is, loopt het niet-duurzame gebruik ervan uit de hand. De Brucker slaat de spijker op z'n kop vrees ik. Mailen is een vorm van automatisme geworden.

Het verzet tegen te veel email dringt ook door in het bedrijfsleven. Meest sprekende voorbeeld is Atos, een van de grootste ICT-bedrijven ter wereld die binnen 1.5 jaar e-mail volledig in de ban wil doen, te beginnen met de interne mail. Volgens de top van het bedrijf is negentig procent van de mailtjes tijdverlies. Medewerkers moeten weer leren met elkaar te praten. OnlineITDegree.net maakte op basis van de Atos-case een voor zichzelf sprekende infographic (Creative commons) met als titel "Should I send this email". Leerzaam dingentje, advies : uitprinten en duidelijk zichtbaar bij iedere werkplek bevestigen !

email-overload 

Tags: e-mail
2d600050395e57e734f486cf6df66dec7accd832_42066_90_90_1Henk de Hooge

is oprichter en hoofdredacteur van Dutchcowboys. Daarnaast is hij online-uitgever, internet entrepreneur en MD van Red Banana, een creatief online-marketing bureau. Henk volgen kun je via Twitter @Henkey via zijn Facebook pagina en Google+

Reacties (9)

    • Robert

    Tip: CC-filter maken! alle (B)CC-tjes automatisch in een map laten gaan, niet meer naar kijken. Scheelt BERGEN mail in de inbox.

    Wo 22 feb 2012, 09:44 [reply]

    • Stijn

    @Robert, hoe maak je zo'n cc / bcc filter? Ik gebruik de mail client van een MAC, maar kan het via Google niet vinden hoe dit te doen. Alvast dank.

    Zo 26 feb 2012, 11:30 [reply]

  • Sites als Github maken het mogelijk om gewoon op die mails te reageren. Ze plaatsen de mail dan in de comment thread erbij. Dan is de mail opeens een waardevol gereedschap.
    Als ik op die manier mijn facebook-threads, twitter replies enzovoort kon beheren, overwoog ik zeker die mails niet linea-recta (met een filtertje) in mijn prullenbak te laten verdwijnen, maar gewoon in mijn inbox terecht te laten komen.

    Verder de problemen van mail komt voort uit het gegeven dat mensen zeer ondermaatse applicaties voor hun mail gebruiken. Outlook? Best okay voor het organiseren van een paar mailtjes per dag, maar een draak als het aankomt op filteren (super technisch, ingewikkeld en instabiel) archiveren en verplaatsen van mail. Maar nog altijd vele malen beter dan web-applicaties als Gmail of Livemail; door de desktop-integratie, sneltoetsen, en niet-blocking interfaces.

    Ook hier is als sinds tientallen jaren veel te weinig innovatie. Thunderbird trekt de kar, maar lijkt ook niet te ver op de troepen vooruit te durven lopen. Maar iig kun je thunderbird uitbouwen tot een ware, persoonlijke, productiviteits-suite. Sommigen knutselen zo een waar CRM ineen, andere een volledige GTD omgeving.

    Sparrow is misschien wel de enige die echt success boekt met innovatie op dit gebied.

    Wo 22 feb 2012, 10:18 [reply]

  • Facebook heeft dat ook: een reply op een notificatie wordt omgezet naar een posting op het thread zelf. Bijzonder handig.

    Wo 22 feb 2012, 10:41 [reply]

    • douwe

    Wat? Je mag je collega's niet lastig vallen met werkgerelateerde mail, maar je mag wel telkens 'even langslopen' en ze storen met de zaken waar zij mee bezig zijn? Volgens mij is dat veel slechter voor de productiviteit.

    Wo 22 feb 2012, 10:44 [reply]

  • Inderdaad! E-mail heeft een bijzonder goede eigenschap: het is a-synchroon. Iemand kan het oppakken waneer het hem of haar het beste uitkomt. In tegenstelling tot de telefoon die gaat, of een collega die achter je komt staan met een vraag.

    Wo 22 feb 2012, 18:47 [reply]

    • Michiel

    Dit is inderdaad iets wat alle productiviteitsgoeroes lijken te vergeten. Bellen/langslopen is alleen goed als beide partijen met hetzelfde bezig zijn... en dat is meestal niet het geval.

    Wo 7 mrt 2012, 00:06 [reply]

  • Okay, E-mail wellicht te veel als gemaksmiddel ingezet. Alsook een hoog cover your ass gehalte. Maar zullen we dan eens terugdenken aan de tijd van de fax, liefst met een bevestiging per brief erachteraan? vaste telefoons, waarop mensen berooerd bereikbaar waren? Dan is e-mail mits gedoseerd toegepast een heerlijk middel!

    Wo 22 feb 2012, 13:49 [reply]

  • Windows Phone bundelt ook cross-platform messages (email,facebook etc) in 1 overzichtelijke conversatiethread, echt ideaal.

    Wo 22 feb 2012, 16:40 [reply]

Reageren

  • HTML niet toegestaan. URL's worden automatisch clickable.
    * E-mail adres wordt niet getoond

Recommend on Google

Headlines

© 2004-2012 Dutchcowboys.nl - All Rights Reserved.

All views and opinions expressed are those of the authors of Dutchcowboys.

All trademarks, slogans, text or logo representation used or referred to in this website are the property of their respective owners. Sitemap