Werken in de cloud draagt bij aan productiviteit, flexibiliteit en kostenbesparing

Het Nederlandse Midden- en Kleinbedrijf ziet technologie als cruciale voorwaarde om te groeien. Zes op de tien bedrijven (58%) geven aan dat IT-diensten essentieel zijn om het hoofd te bieden aan de economische crisis. Het werken in de cloud draagt volgens de ondernemingen bij aan de productiviteit, flexibiliteit en kostenbesparing, waarbij de aandacht wel uitgaat naar veiligheid en privacy van de opgeslagen gegevens. Dat blijkt uit het pan-Europese onderzoek ‘Cloud adoption Study‘ onder MKB-directeuren in opdracht van Microsoft.

In Nederland behoren veruit de meeste bedrijven tot het Midden- en Kleinbedrijf, volgens het CBS is het MKB verantwoordelijk voor bijna 70% van de werkgelegenheid en voor 60% van de totale omzet in het bedrijfsleven. Niet voor niets wordt het MKB als motor van de economie gezien. De meerderheid van de MKB’ers ziet ICT als een belangrijk onderdeel van hun werk. Steeds meer Nederlandse bedrijven stappen ook over naar de cloud.

Het werken in de cloud kan bijdragen aan de productiviteit van de onderneming. Medewerkers hebben altijd en overal toegang tot hun bedrijfsapplicaties, mail, agenda en documenten. Ook het delen van informatie of het gezamenlijk werken aan documenten is gemakkelijker met de cloud. Daarmee maakt de cloud Het Nieuwe Werken makkelijker toepasbaar en is werken op de cloud duurzamer, omdat de servers minder belast worden. Bijkomend voordeel is dat bedrijven geen antivirusprogramma’s hoeven aan te schaffen en back-ups hoeven te maken. Het onderzoek laat dan ook zien dat Nederlandse MKB-ondernemingen die de cloud al wel gebruiken daar direct profijt van hebben: 56% zegt flexibeler te werken, 30% geeft aan geld te besparen en nog eens 30% zegt productiever te werken. ‘Voor de zakelijke markt hebben wij als doel om de BV Nederland productiever te maken, tegen lagere kosten‘, aldus Arjan Oude Kotte van Microsoft. ‘We zijn dan ook blij dat steeds meer MKB-ondernemingen inzien hoe ze met de cloud hun productiveit kunnen vergroten. Door de techniek voor zich te laten werken, kan het MKB als motor van de economie de motor een stuk efficiënter laten draaien.’

Ondanks de voordelen van cloud computing wijst een groot deel van de respondenten op de veiligheid en privacy van het werken in de cloud. ‘Wij begrijpen die zorg‘, aldus Arjan Oude Kotte. ‘Daarom maken we voor onze clouddienst Office 365 gebruik van strenge beveiliging. Enerzijds met fysieke beveiliging van onze datacenters, anderzijds met digitale beveiliging. Daarnaast beschikken bedrijven die in de cloud werken altijd over de nieuwste versie van de software, zodat de veiligheid zo goed mogelijk gewaarborgd is.’

Ervaringen van MKB-bedrijven die in de cloud werken

Efficiënter en effectiever werken
Denys Purwin, CIO van Free Record Shop: ‘Office 365 voelt goed en is veel functioneler in vergelijking met andere software-aanbieders. Werknemers hebben weinig tijd nodig om te wennen aan de nieuwe software-omgeving. Maar Office 365 draagt niet alleen bij aan efficiënter en effectiever werken, het levert ook immense besparingen op waarmee we onze concurrentiepositie verbeteren.’

Groepsoverleg op de vreemdste tijdstippen
Richard de Wit, directeur van adviesbureau Douma de Wit & Partners: ‘Werken in de cloud zorgt ervoor dat teams meer resultaatgericht werken omdat het gedrag van de medewerkers verandert en de culturele normen in communicatiestijlen veranderen. We maken vaak belangrijke beslissingen als groep op de vreemdste tijdstippen. Dat kan omdat iedereen nu online met elkaar werkt. Dankzij de cloud kunnen onze consultants videoconferences houden met cliënten en tegelijkertijd documenten beoordelen of beeldmateriaal presenteren.’

Van niet-productieve uren productieve uren maken
Tjeerd Nauta, partner van Naumac, bureau voor management, advies en coaching: ‘Office 365 helpt ons om de niet-productieve uren om te zetten in productieve uren. Bijvoorbeeld de 40 uur die iedereen maandelijks spendeert aan het opzetten van meetings, dat is nu niet meer nodig. Elk uur dat we productiever zijn, is een extra uur dat we aan de groei van ons bedrijf kunnen besteden.’

Alle financiële stromen gedigitaliseerd
Fred Stroeken, directeur en eigenaar van accountantskantoor Global Forward: ‘Voor een opdracht van een Spaanse multinational hebben we alle financiële stromen laten digitaliseren, is er een uitgebreide documentatie voor de 250 medewerkers opgesteld en werkt het systeem met verschillende talen. Iedereen weet wat van hem wordt verwacht. Door die transparantie zijn we audit proof en kan een externe accountant zó met de financiën aan de slag.’