5 belangrijke tips voor effectieve samenwerking

Een van de belangrijkste voordelen van het visualiseren van je werk is dat het je een groter perspectief biedt. Als individu, ben je in staat om een stap terug te nemen en een duidelijk beeld van je werk te zien. Je herkent gaps of creëert nieuwe connecties die eerder nog niet zichtbaar waren. Voorheen onthield je alle informatie in je hoofd en in verschillende documenten. Wanneer het gaat om samenwerking, kan visueel werken veel opleveren, zoals meer innovatieve ideeën en een grotere betrokkenheid.

Helaas is het niet altijd zo simpel als dat het lijkt: een project opstarten een team vormen waar je mee kan samenwerken en aan de slag gaan. Je moet vaak rekening houden met verschillende agenda’s, ego’s, tegenstrijdige doelen, concurrerende teamleden en ga zo maar door. Met het oog op deze uitdagingen laat Mindjet, producent van collaborative work management-software, hierbij zien hoe je een dergelijk probleem aanpakt of bij kan dragen aan de oplossing en je het meest kan halen uit een teammeeting of vergadering.

1. Verduidelijk je doel

Ben je een probleem aan het oplossen? Probeer je een richting te geven aan een situatie? Op zoek naar innovatie? Bezig met het definiëren van je strategie? Een project aan het plannen? Dit zijn allemaal voorbeelden van wanneer je gebruik kan maken van visuele inzichten. Wees duidelijk met je doel. Naar welk resultaat ben je eigenlijk op zoek? Maak je zelf er bewust van. Welke tone of voice gebruik je om ruimte te creëren voor een open gesprek en wederzijds respect? Hoe ga je ervoor zorgen dat iedereen bij de les blijft en elk teamlid kans heeft bij te dragen aan de vergadering.

Neem tijd om na te denken hoe je te werk wilt gaan en welke aanpak het best werkt om de vergadering te faciliteren.

2. Denk aan taal en stijlgebruik

Wat je wil zeggen kan je eigen denkproces onthullen.Wanneer je bijvoorbeeld denkt dat een probleem onoplosbaar is of tijdsverspilling is, dan zal dat merkbaar zijn aan je stem en manier van praten tijdens de vergadering. Je woordkeuze zal het proces doen aanmoedigen of belemmeren. Kap je ideeën en gesprekken te snel af? Het gevolg kan zijn dat teamleden daardoor afhaken en minder gemotiveerd zijn deel te nemen aan de vergadering. Probeer daarnaast niet in discussie te gaan, maar gebruik de vaart van het gesprek om meer ideeën te genereren.

3. Observeer je eigen gedrag

Je lichaamstaal en gedrag spreken boekdelen. Je gedragspatronen kunnen soms in je voordeel werken, maar kunnen zich ook tegen je keren. Wordt daarom een nieuwsgierige observator van jezelf. Was je tijdens de vorige vergadering positief of negatief ingesteld? Op welke manier heb je bijgedragen aan het resultaat? Je eigen gewoonten leren kennen, waardoor je hiervan bewust wordt zal uiteindelijk leiden tot meer vrijheid in bepaalde situaties om het gewenste resultaat te behalen.

Mensen hebben gevoel voor wat jij voelt en uitstraalt, hoe je reageert op vragen of vraagt aan een ander. Hoe meer je je oordeel voor je kan houden, des te beter je tone of voice.

4. Wees zorgzaam en nieuwsgierig

Je vraagt je af waarom je zorgzaam moet zijn, maar als je een team benadert met mededogen, dan voelen ze dat. Stress zal bijvoorbeeld niet leiden tot productiviteit, maar juist tot het tegenovergestelde. Mensen hebben de neiging zichzelf af te sluiten van de buitenwereld wanneer ze gestressd zijn of stress voelen. Nieuwsgierigheid en zorgzaamheid zal jou en anderen unieke perspectieven laten zien.  Zo zorg je dat je de ware problemen of issues blootlegt en niet alleen de oppervlakkige.

5. Uit meningsverschillen op andere manieren

Leer om direct en assertief te zijn, op geschikte momenten, zonder dat je mensen aanvalt, sarcastisch bent of geen respect toont. Wanneer je geconfronteerd wordt met iemand die zich negatief uit, dan heb je de neiging om op dezelfde wijze te reageren. Wees je bewust van je oorspronkelijke doel en toon begrip voor de andere partij, ook al kan dat soms moeilijk zijn.

De meeste mensen willen gehoord worden en zijn bereid mee te gaan in de richting van het team waardoor ze gehoord worden. Wees open, nieuwsgierig en toon respect.