Events in Crisistijd?

Bezuinigen op de borrel, versoberen van het kantooruitje en afschaffen van het bedrijfsfeest. Het zijn van die maatregelen waarmee organisaties proberen het hoofd boven water te houden in de huidige economische situatie.

“Niet verstandig” zegt eventorganisator Marlon Groenhart. “Juist in een tijd waarin je veel van werknemers vraagt, moet je niet nog meer van ze afnemen.” In deze tijd van ‘inleveren’ is het belangrijk om mensen te blijven motiveren en ze iets terug te geven voor hun inzet. “Aandacht, communicatie en persoonlijke waardering zijn sleutelwoorden,” aldus Marlon Groenhart. “Daarmee creëer je loyaliteit. En dat is iets wat bedrijven nodig hebben om deze tijd door te komen.” In een bedrijfsevenement komen al deze elementen samen.

In crisistijd wordt de organisatie uit kostenoverweging vaak een interne zaak. Afhankelijk van het soort evenement en het doel dat wordt nagestreefd kan dat een goede oplossing zijn. Feit is echter dat vaak niet goed wordt gekeken naar de kosten/batenverhouding en de toegevoegde waarde die een externe partij kan bieden. Uitbesteden kost geld, maar kan ook grote besparingen opleveren. En met die besparingen kan een externe organisator zijn fee ’terugverdienen’. Daarbij komt dat een externe persoon vaak net even voorbij de grenzen van de organisatie kan kijken en beter in staat is om te overzien wat nodig of juist niet nodig is om een optimale beleving neer te zetten.

Groenhart: “Het gaat er nu meer dan ooit om dat bedrijven creatief te werk gaan. Waar voorheen geld geen rol speelde, moet nu nagedacht worden over hoe je met minder geld, meer kunt realiseren. Helemaal niet meer investeren is geen optie. Wat wel kan, is zorgen dat geld meer waard wordt. Je kunt veel uit 1 euro halen. Het is nogal een verschil of je dure decoratie bij een groot warenhuis koopt of de markt aandoet voor hetzelfde materiaal. En daar waar veel kantoormanagers gewend zijn om een standaard congres- of hotelzaal te boeken en de flessen champagne te ontkurken, kan een minder voor de hand liggende locatie de beleving vergroten en een fles cava net zoveel genot geven. Dat snijdt meteen in de kosten“.

Naast kostenoverwegingen spelen meer factoren een rol bij de keuze om voor een externe partij te gaan. Denk aan de helikopterview van de externe organisator tijdens evenementen. Groenhart: “Als je een feest geeft, moet je praten met je gasten en opgaan in het feest. Problemen signaleren en oplossen zijn dan niet de dingen waar je je mee bezig wilt houden. Die taak kan de organisator perfect op zich nemen“.