Technology12.11.2013

Verbeter SharePoint adoptie; It’s about people!


verbeter-sharepoint-adoptie-it-s-about-p.jpg
verbeter-sharepoint-adoptie-it-s-about-p.jpg

SharePoint implementatie vs. adoptie

Waar SharePoint implementaties over het algemeen goed gaan, lopen SharePoint adopties vaak een stuk moeizamer. Hoe komt dat toch? Hoewel het lastig is om dit onderwerp in een blog te duiden, waag ik toch een poging, wetende dat ik onmogelijk volledig en allesomvattend kan zijn.

De kern zit hem in het feit dat een SharePoint implementatie als veranderproces moet worden beschouwd.

HR

Een van de allerbelangrijkste redenen van een moeizame adoptie in mijn opinie is het ontbreken van HR in het implementatietraject. SharePoint werd en wordt teveel door IT als platform aangeboden en waar de business wel wordt betrokken en aangesloten zijn dit op zijn best power users, ambassadeurs, de afdeling marketing en communicatie en soms de afdelingsmanagers. Maar als we teruggaan naar de essentie van SharePoint, dan is SharePoint vooral een platform waar anders met elkaar gewerkt dient te worden. Tuurlijk, het opslaan van documenten is een van de vele aspecten waar SharePoint voor kan worden gebruikt, maar SharePoint is en kan zoveel meer en komt pas tot zijn recht als er een (Enterprise) collaboration strategie achter zit. SharePoint raakt hoe mensen werken (of zouden kunnen werken) door kennis en informatie te delen. Door samen te werken aan informatie, updates te delen, nieuws te delen en afdelingen te faciliteren met bijvoorbeeld teamsites, projectensites, (project)taken, gemeenschappelijke mail en meer. Enterprise social met de SharePoint newsfeed of de Yammer feed verbindt en informeert medewerkers. Sneller antwoord op je vraag en zelf nieuws en onderwerpen van jouw keuze volgen.

Als SharePoint uitsluitend als (verplicht) Document Management systeem wordt ingezet, dan is het met de adoptie vaak nog wel aardig gesteld, omdat men wel moet. Maar zodra SharePoint als Enterprise Social Collaboration platform wordt ingezet, dan valt de adoptie een heel stuk lastiger te dirigeren. Zit dat hem dan in SharePoint? Of zit dat hem veel meer in mensen? Feit is dat mensen in principe moeilijk veranderingen accepteren. Mensen zijn gewend om te mailen. Even een vraag stellen via mail, een document met iemand delen via de mail…er zijn zat mensen die e-mail nog steeds als primaire tool gebruiken. En er zijn zat organisaties die mail nog steeds gebruiken als belangrijkste informatie- en nieuwskanaal. Als dus verwacht wordt dat mensen zelf gaan bloggen, zelf nieuws gaan delen op andere manieren, zelf gaan brengen in plaats van halen, dan is dat een valse verwachting. Wie van de medewerkers blogt nu actief op externe media om kennis te delen? Minder dan 5%? Waarom zou men met een interne tool dit wel gaan doen?

Strategie

Het is eigenlijk heel opvallend dat SharePoint als platform wordt ingezet zonder dat hier een strategie en visie van de afdeling HR aan te pas komt. SharePoint raakt hoe mensen werken, hoe mensen productief kunnen zijn en dingen gedaan krijgen. ‘Getting things done’, zeggen we bij Microsoft vaak. Dat betekent dus eigenlijk vooral dat een SharePoint implementaties geen IT proces is, maar veel meer een mensen proces. Een HR proces.

In de periode dat ik bij Randstad HR Solutions werkte, was ik bezig met het begeleiden van mensen in een volgende carrièrestap. ‘Waar zie je jezelf staan over vijf jaar?’ Bijzonder boeiend, maar toen ik zelf met SharePoint in aanraking kwam, werd voor mij duidelijk dat dat nog een veel mooier gedachtengoed verborg. Niet één persoon helpen naar een next step, maar een hele organisatie helpen naar de volgende stap. Een stap in de toekomst. Om effectiever te werken, om slimmer te werken, om SAMEN te werken en meer gebruik te maken van de reeds aanwezige kennis en kunde.

Als je tools aanbiedt om dit te faciliteren, wil dat nog niet zeggen dat mensen hier dan ook automatisch gebruik van gaan maken. Juist niet. Net zoals een carrièrestap soms een zorgvuldige begeleiding vraagt, geldt hetzelfde voor SharePoint. Mensen gaan pas echt anders werken als ze zelf ook de voordelen zien en de vraag ‘What’s in it for me’ voor hen beantwoord is.

Tools

Uiteindelijk kun je heel veel tools en middelen bedenken om gebruikers met SharePoint te laten werken. Dat is ook allemaal wel gebeurd. Trainingen, workshops, luistersessies, quick reference cards, klein beginnen, gamifications, reputatiescores binnen SharePoint en ga zo maar door. En toch blijft de adoptie een heet hangijzer. Waarom? Omdat ze zich allemaal richten op het beïnvloeden van mensen en het aanmoedigen en belonen van gebruik. Is dat dan slecht? Nee, integendeel. Het is een noodzakelijk onderdeel in het adoptieproces. Echter, waar vergeten wordt dat de mens zelf moet willen veranderen en vanuit een intrinsieke motivatie moet willen gaan delen, zal de adoptie nooit dat niveau bereiken wat gewenst wordt. En een tweede kanttekening daar gelijk bij; nooit iedereen zal actief gaan delen. Om het platform een succes te laten worden, is dat ook niet nodig. Stel realistische doelen ten aanzien van het actieve gebruik en acteer daarop.

Plan

Dit vraagt dus om een zorgvuldige planning, wil je succesvol SharePoint implementeren. En HR mag daarin niet worden vergeten. Sterker nog, het draait om HR. Begin daarom eens bij HR om te kijken hoe zij naar de organisatie kijken en de onderlinge samenwerking waarderen. En vraag of HR een leidende rol wil nemen in de adoptie. HR is gewend met menselijke veranderprocessen te werken en deze te initiëren en kan dit vanuit die rol vele malen beter dan een afdeling IT ooit zou moeten willen kunnen.

On the end en het punt van mijn betoog: SharePoint is veel meer een HR veranderproces dan een IT product. Daar verandert ook de Cloud niks aan. Begin bij het begin; stel de mens centraal en de kans dat SharePoint adoptie slaagt, wordt vele malen groter!

Jeroen de Hooge

Jeroen is al meer dan 15 jaar betrokken bij Dutchcowboys. Voornamelijk als digital content creator. En dan voor alle titels van The Blogidea Factory. Liefhebber van advertising, entertainment, tech, gadgets, en eigenlijk alles online.

Verder lezen over Microsoft

Microsofts ‘fotografische geheugen’ Recall vormt mogelijk securityprobleem

Waar veel AI-tools tot nu toe veelal hetzelfde doen, is Microsoft Recall iets compleet nieuws. Maar het komt met de nodige vraagtekens.

Technology04.06.2024

Microsofts ‘fotografische geheugen’ Recall vormt mogelijk securityprobleem

Call of Duty: Black Ops 6 komt direct uit op Xbox Game Pass

Microsoft heeft na veel vragen alvast laten weten dat Call of Duty: Black Ops 2 al meteen vanaf dag 1 op Xbox Game Pass staat. Bedankt Activision-overname.

Gaming28.05.2024

Call of Duty: Black Ops 6 komt direct uit op Xbox Game Pass

Je krijgt straks tips van Copilot als het niet lukt met gamen

Soms zit je zo vast in een game dat er nog maar twee keuzes zijn: je controller kapotgooien en nooit meer gamen, of een walkthrough opzoeken. Nu is er iets nieuws: AI om hulp vragen.

Gaming21.05.2024

Je krijgt straks tips van Copilot als het niet lukt met gamen

Microsoft Teams wordt een stuk leuker met eigen emoji

Microsoft Teams wordt wat leuker, want je kunt straks zelfgemaakte emoji toevoegen om de chat nog wat meer vrolijkheid te geven.

Online21.05.2024

Microsoft Teams wordt een stuk leuker met eigen emoji

Microsoft wil je helpen betere prompts te schrijven

AI gebruiken is best leuk, maar het voelt vaak alsof elke prompt een soort examen is. Je wil het meteen goed doen. Microsoft gaat helpen.

Online08.05.2024

Microsoft wil je helpen betere prompts te schrijven

Een realistische video van jou is gemaakt met één foto

Microsoft heeft een nieuw AI-model gepresenteerd dat op vrij indrukwekkende wijze en met heel weinig informatie al volledige video's kan maken, mét tekst.

Online22.04.2024

Een realistische video van jou is gemaakt met één foto

Dit zijn volgens LinkedIn de beste bedrijven voor carrièreontwikkeling in 2024

Deze jaarlijkse lijst biedt een overzicht van de 15 beste werkplekken voor professionals om op dit moment carrière te maken in Nederland. Het is dit jaar een mix van bedrijven in tech, financiën, consumentengoederen en logistiek.

Social Media16.04.2024

Dit zijn volgens LinkedIn de beste bedrijven voor carrièreontwikkeling in 2024

Windows 11 wordt voorzien van meer reclame

Windows staat al bol van de advertenties, maar daar komt nog veel meer bij. Microsoft introduceert straks aanbevolen apps.

Online11.04.2024

Windows 11 wordt voorzien van meer reclame

Verder lezen over Sharepoint

Vernieuwde toepassingen in Office 365

Op de SharePoint Conference 2014 in Las Vegas toonde Microsoft vandaag nieuwe verbeteringen en toepassingen van Office 365 voor gebruikers en ontwikkelaars en innovaties gebaseerd op de kracht van de cloud, zakelijke soc...

Technology04.03.2014

Vernieuwde toepassingen in Office 365

Bill Clinton keynote speaker SharePoint Conference

Over een kleine maand is het weer zover, de SharePoint Conference in Hotel and resort The Venetian in Las Vegas. Dit wereldwijde evenement wordt georganiseerd door Microsoft. De eerste SharePoint Conference vond plaats i...

Technology05.02.2014

Bill Clinton keynote speaker SharePoint Conference

De nieuwe SharePoint Online

Microsoft heeft onlangs de nieuwe Office 365 gepresenteerd. Onderdeel daarvan is SharePoint Online, de cloud versie van SharePoint 2013. Microsoft is verantwoordelijk voor het onderhoud en beheer. Klanten nemen SharePoin...

Technology13.03.2013

De nieuwe SharePoint Online

Office 365, wat is dat nu eigenlijk?

Onder de productnaam Office 365 biedt Microsoft een online dienst aan waar de Microsoft Office producten onder vallen en de daarbij behorende serversystemen Exchange, SharePoint en Lync. In plaats van deze producten aan...

Technology21.02.2013

Office 365, wat is dat nu eigenlijk?

8 grootste verbeteringen in SharePoint 2013

In een overvolle zaal in Las Vegas met meer dan 10.000 mensen uit 200 verschillende landen is de SharePoint Conference van start gegaan. Tijdens de openingspresentatie die verzorgd werd door een groot aantal verschillend...

Technology13.11.2012

8 grootste verbeteringen in SharePoint 2013

10.000 SharePoint groupies in Fabulous Las Vegas

Meer dan 10.000 klanten, partners en medewerkers van Microsoft verzamelen zich deze week in Las Vegas om daar alles te weten te komen over SharePoint. Tijdens de SharePoint Conference 2013 zal Microsoft alles uit de doek...

Technology12.11.2012

10.000 SharePoint groupies in Fabulous Las Vegas

Hoe Social wordt SharePoint 2013? [Infographic]

Vorige week publiceerde Microsoft officieel de preview van de volgende versie van SharePoint. SharePoint is het meest geïnstalleerde samenwerkingsplatform en intranetoplossing, maar wordt soms bekritiseerd op gebied van...

Technology28.07.2012

Hoe Social wordt SharePoint 2013? [Infographic]

Waarom Microsoft Yammer koopt

Het lijkt een zekerheid dat Microsoft Yammer koopt voor meer dan 1 miljard dollar. De algemene reden van de koop die ik lees op diverse sites is dat Microsoft hiermee hun producten meer social kan maken. Dat is mijns inz...

Social Media18.06.2012

Waarom Microsoft Yammer koopt

Verder lezen over Software

Alles dat je moet weten over iOS 18

iOS 18 bevat gloednieuwe aanpassings­mogelijkheden, een compleet vernieuwde Foto’s-app, een nieuwe verbindingsoptie en Apple Intelligence, het persoonlijke intelligentiesysteem van Apple.

Mobile11.06.2024

Alles dat je moet weten over iOS 18

Copilot helpt je met de dagelijkse taken en dat geeft tijdwinst

AI. Elk bedrijf is er wel op zijn eigen manier mee bezig en kan daarbij vaak wel wat hulp gebruiken. Die krijgt het van bijvoorbeeld een SoftwareOne, een bedrijf in softwareoplossingen en services.

Technology03.06.2024

Copilot helpt je met de dagelijkse taken en dat geeft tijdwinst

Hét chatprogramma uit de 90’s stopt ermee: vaarwel ICQ

Ga je nu naar ICQ, dan zie je de melding dat de chatapp stopt op 26 juni en dat je VK Messenger of VK Workspace kunt gebruiken.

Online26.05.2024

Hét chatprogramma uit de 90’s stopt ermee: vaarwel ICQ

Huawei versterkt marktaandeel met 7 nieuwe productlanceringen in Dubai

Tech in Asia22.05.2024

Huawei versterkt marktaandeel met 7 nieuwe productlanceringen in Dubai

5 tips om online veilig te zijn

Heb jij wel eens een bericht ontvangen, met een eis om nu te betalen of je foto’s zullen online worden gezet? Of je krijgt een telefoontje en je hoort een tape van een of andere officiële instelling zoals Interpol, met de mededeling dat jouw identiteit is betrokken bij een fraudezaak en met de te nemen stappen.

Online20.05.2024

5 tips om online veilig te zijn

App Store onderschept meer dan 7 miljard dollar aan mogelijk frauduleuze transacties

Cybercrime15.05.2024

App Store onderschept meer dan 7 miljard dollar aan mogelijk frauduleuze transacties

En dat in slechts 4 jaar tijd
Cybercriminelen maken sneller misbruik van nieuwe kwetsbaarheden

Fortinet heeft een nieuwe editie van het Global Threat Landscape Report uitgebracht. In deze nieuwe editie van dit halfjaarlijkse rapport zien we de trends uit de periode van juli tot en met december 2023.

Cybercrime08.05.2024

Cybercriminelen maken sneller misbruik van nieuwe kwetsbaarheden

Zo blijkt uit nieuw Global Threat Landscape Report van Fortinet
Techmysterie: indrukwekkende AI-tool verschijnt én verdwijnt

Een mysterie in de wereld van AI. Er is een tool online verschenen en toen weer offline gehaald. Niemand lijkt te weten waar het vandaan komt.

Online05.05.2024

Techmysterie: indrukwekkende AI-tool verschijnt én verdwijnt