Gerald begint zijn lecture met “dit is mijn kantoor” terwijl hij zijn laptoptas laat zien. En niets is minder waar. Met name kenniswerkers kunnen informatie altijd en overal bij zich hebben en daarmee hun werk veel efficiënter uitvoeren. Waar en wanneer ze willen. Ook wel nomad working genoemd. Ook is het belangrijk voor ze om concentratieverlies te verkleinen. Uit onderzoek blijkt namelijk dat kenniswerkers per uur vijf tot tien keer gestoord worden in hun werk en daarmee zijn ze de werkende mensen die het meeste gestoord worden van allemaal. Geralds advies: zorg voor zo min mogelijk onderbrekingen en optimaliseer je werkplek. In een uur tijd geeft hij een aantal praktische tips over hoe je dit kunt doen.
Gerald noemt vooraf dat uit onderzoek blijkt dat maar 5% van de onderbrekingen zó dringend is dat je daadwerkelijk alles uit je handen moet laten vallen. De overige 95% van de gevallen halen je onnodig uit je concentratie en hadden veelal voorkomen kunnen worden door onderling afspraken te maken. Als je je bedenkt dat hersenen per onderbreking tien minuten nodig hebben om te herstellen, blijft er van een uur werken effectief natuurlijk maar bar weinig over. De meest belangrijke tip is dan ook om het aantal onderbrekingen te verkleinen. Iedereen herkent het en heeft het wel eens of vaker meegemaakt: je neemt je voor om een dag geconcentreerd aan een aantal werkzaamheden te werken, maar uiteindelijk krijg je weinig werk gedaan door een collega die je hulp nodig heeft, een bureaubuurman die een gesprek aanknoopt of een onverwacht telefoontje dat je meteen opvolgt.
Gerald gebruikt de vier I’s om de duur en de complexiteit van onderbrekingen zo veel mogelijk te verkleinen. Ook kun je met de vier I’s voor jezelf bepalen of de onderbreking die je zelf op het punt staat te gaan maken bij die 5% écht dringende zaken hoort voordat je iemand anders uit zijn concentratie haalt:
- What’s the Issue? Kader goed in wat precies het probleem is voordat je iemand onderbreekt. Zo is het uitwerken van een advies waar je niet goed uit komt belangrijker dan vertellen hoe je weekend was.
- What’s the Impact? Realiseer je van tevoren wat het effect is van het issue waarmee je iemand anders gaat onderbreken.
- What have I done? Vraag jezelf vooraf af wat je zelf al hebt gedaan om het probleem op te lossen.
- What will I ask? Als je na de voorgaande drie vragen er achter komt dat je absoluut iemand anders nodig hebt om het probleem op te lossen en dus tot de 5% absoluut dringende zaken behoort, maak je vraag dan heel concreet. Zodoende maak je voor degene die je onderbreekt het moment van storen zo kort en makkelijk mogelijk, waardoor diegene zich zo snel weer op eigen werkzaamheden kan concentreren.
Voor de 5% dringende zaken gaat niest boven persoonlijk contact om het probleem op te lossen, iets dat regelmatig mis gaat bij de grotere organisaties: eerst een e-mail sturen over het dringende probleem om er vervolgens achteraan te bellen met “Heb je mijn e-mail al gezien?” Het advies is om in zo’n geval simpelweg meteen de telefoon te pakken en het probleem meteen af te kaarten. Ook Skype is hierin een uistekende optie. Voor de overige 95% kun je gemakkelijk e-mail gebruiken. Niet alleen omdat hetgeen je met een collega wil bespreken geen spoedgeval is waarop je meteen een antwoord nodig hebt, ook omdat je door de vraag via e-mail te stellen je collega niet uit zijn concentratie haalt. Hoe logisch het ook klinkt, persoonlijk vind ik Geralds verhaal over deze 5%-regel bijzonder interessant om eens in de praktijk uit te proberen met mijn collega’s.
Natuurlijk heeft concentratie ook met je kantooromgeving te maken. In een ruimte waar meerdere mensen werken daalt de productiviteit met 30% wanneer één van de mensen in die ruimte gestoord wordt. Productiever zijn door de omgeving te gebruiken die het beste past bij je werkzaamheden is een van de drijfveren van nomad working. Wil je geconcentreerd werken en ben je een ochtendmens? Werk dan aan die taak ’s ochtends vroeg als je thuis bent of op een andere rustige plek die je fijn vindt. Denk buiten kantoormuren en -uren. Ook dat vergroot de kans om dat te kunnen doen wat je wilt doen.
Aansluitend noemt Gerald een aantal zeer praktische tips die je werkzaamheden kunnen structureren. Een hele goede is het opnemen van een taak waarvan je verwacht er langer dan dertig minuten mee bezig te zijn in je agenda in te plannen in plaats van het op een takenlijst te zetten. Op een takenlijst blijven namelijk juist die taken die meer werk kosten langer staan.
Geralds tips voor je tas en werkplek:
- Heb altijd een notitieblok en pen bij je voor snelle notities.
- Neem een plastic map mee voor het losse materiaal dat je gedurende de werkweek mee krijgt van je afspraken.
- Gebruik Evernote, Mindmeister en Dropbox om altijd en overal je informatie bij de hand te hebben.
- Zorg voor een scanner.
- Gebruik Google Reader om nieuws en interessante artikelen te scannen op titel en sla vervolgens de dingen die je echt wilt gaan lezen op in Read It Later. Zo kun je tijd inruimen om bij te blijven met het nieuws.
- Gebruik Remember the milk voor je takenlijst.
Meer informatie over werken met het kantoor in je tas vind je op hetkantoorinjetas.nl. Geralds lecture maakt deel uit van het i_beta/event 2011.