Baas van Bring Your Own Device

Voorbeelden van en maatregelen voor mobility-projecten.

Ooit zorgde de baas voor alles: bureau, telefoon, computer en een kantine. Inmiddels hoeven tal van werknemers niet meer continu op kantoor te komen. Ze doen hun werk thuis of ergens anders. Een groot kantoorpand is niet meer nodig. Ook de baas kan delegeren vanaf elke willekeurig plek met internetbereik. Wie de vrijheid geniet om flexibel te werken, is eerder geneigd te experimenteren met instrumenten waarmee het werk wordt gedaan. En waarom ook niet? Als consument kun je tegenwoordig informatietechnologie kopen die meer ‘up-to-date’ is dan de bonte verzameling ‘verouderde’ kantoorautomatiseringspullen van de baas.

Vanwege de flexibiliteit van werkplek mogen werknemers met het mobiele apparaat van hun voorkeur het bedrijfsnetwerk op. Er is echter nog een lange weg te gaan voordat het bring your own device principe (BYOD) overal opgang gaat vinden. Een onderzoek onder Nederlandse bedrijven leert dat 71% van de bedrijven zichzelf er nog niet rijp voor acht. En toch zien ze wel de voordelen van het mobiele werken in samenhang met het BYOD-principe. Spontaan noemen de respondenten voorbeelden als urenregistratie (21%), goedkeuringsprocessen (20%), het bekijken van voorraden (15%) en het raadplegen van financiële informatie (10%). De eerste BYOD-projecten zijn zeker geen probeersels. Wie veilig mobiel toegang wil bieden tot vitale bedrijfsinformatie, ontkomt niet aan een ingrijpende reconstructie van de infrastructuur.

Beveiliging
Nu valt het principe van het zelf meebrengen van een device toch vaak anders uit dan de afkorting BYOD doet vermoeden. Het gaat eigenlijk meer om de vrijheid in keuze voor een bepaald type apparaat. In de praktijk komt dat neer op Apple-, Blackberry- en Android-toestellen. Waarschijnlijk komt daar straks ook een Microsoft-variant bij. Voor alle modellen vormt device management een onmisbare toevoeging. Op het moment dat een tablet of smartphone wordt gestolen, moeten bedrijven ervoor zorgen dat vanaf deze devices geen toegang meer mogelijk is tot het bedrijfsnet. De opgeslagen settings en andere vertrouwelijke data moeten onmiddellijk worden gewist. Uiteraard gaan hierbij de privé-gegevens en applicaties van de gebruiker verloren, maar uiteindelijk heeft hij ook zelf baat bij snel en adequaat handelen. Het nemen van verantwoordelijkheid staat centraal in BYOD-projecten. Werkgevers en werknemers moeten elkaars vertrouwelijke domeinen respecteren en daarnaar handelen. Er is immers sprake van een win/win-situatie. De baas ziet de werkmotivatie toenemen. De werknemer ervaart meer werkplezier.

Praktijkvoorbeelden
Informatie raadplegen en registreren met een gebruiksvriendelijke app is leuk en leidt ook tot een efficiëntere informatieverwerking. Dat ervaren momenteel ook de winkelmanagers van lingeriespecialist Hunkermöller die per product en per actie de verkoopresultaten realtime volgen op hun iPad. Hun commerciële collegae bij Tommy Hilfiger zien soortgelijke positieve effecten wanneer ze hun collectiepresentatie voorbereiden en vastleggen op een Apple-tablet. Daarop leggen ze tevens de binnenkomende orders direct vast. Gezeul met dikke papieren productcatalogi blijft achterwege. Beroepshalve duiken de inspecteurs van bierbrouwer Heineken nog wel eens een kroeg in. Ter plaatse weten ze zich in hun gesprekken met de uitbater gesteund door de informatie uit de centrale dossiers die ze à la minute op hun smartphone kunnen oproepen. Het beeldmerk en de merkbeleving vinden ze helemaal terug in hun apps.

Niet alle mobiele projecten hebben BYOD als uitgangspunt. Dat kan dan niet omdat bijvoorbeeld de technische specificaties nog niet op alle beschikbare apparaten voorhanden zijn. Zo komt mobiel werken goed tot zijn recht bij onderhoudsactiviteiten. Invoer aan de bron van elke mutatie verzekert het centrale systeem van actuele, door een bevoegd persoon ingegeven data. Directe verwerking en dus een snelle respons naar klanten en betrokkenen verhoogt het niveau van de dienstverlening. Maar voordat organisaties daaraan beginnen, is afstemming van die invoerfuncties wel een vereiste. Het project dreigt anders een rommeltje te worden wanneer iedere buitendienstmedewerker dat naar eigen goeddunken doet. Daarom hebben ze bij Eneco, Brabant Water, Gemeentelijk Vervoersbedrijf van Amsterdam, CityTec en Strukton eerst goed nagedacht over de smartphones of tablets waarmee ze hun inspecteurs en onderhoudsmonteurs hebben uitgerust of nog gaan uitrusten.

Web apps versus native apps
Ondanks de onvermijdelijke technische en organisatorische barrières zijn de betrokken mensen bij de genoemde projecten lovend over de toegevoegde waarde van mobility op hun bestaande automatiseringsoplossingen. In de loop der jaren verdwijnen de functionele verschillen tussen de diverse mobiele apparaten door standaardisering. Zo zien we bijvoorbeeld het nu nog belangrijke onderscheid tussen native apps en web apps vervagen. Native apps richten zich volledig op de kenmerken van een mobiel apparaat, inclusief alle ingebouwde functies, zoals bijvoorbeeld de camera. Web apps zijn generiek en dus beduidend goedkoper te ontwikkelen. Er zijn echter al ontwikkelomgevingen waarin we een web app plaatsen in een zogenaamde ‘container’. Die zorgt ervoor dat de generieke app op een mobiel apparaat toch kan werken met diens specifieke functionaliteit. Door het aanbrengen van telkens een nieuwe schil, verbinden we functies en systemen. Dat bouwen hoef je als gebruiker niet allemaal zelf te doen. Je kunt het uitbesteden aan een deskundig dienstverlener. Die kan je een werkend systeem leveren inclusief apps en apparatenbeheer voor een vast bedrag per maand. De belangstelling daarvoor groeit. Zo blijft een goede baas zorgen voor zijn vakbekwaam personeel.

Deze blogpost is geschreven door Mark Raben, Director Innovation & Product Strategy SAP Nederland.