Urenregistratie kan een heet hangijzer zijn: vraag maar aan ‘s-lands bekendste advocaat. Urenregistratie is voor veel organisaties echter een cruciaal bedrijfsonderdeel. Op de juiste manier toegepast is het registreren van je tijd makkelijk en vind je het misschien zelfs wel leuk. Een goede urenregistratie kan bovendien een flink verschil maken voor je bedrijf.
Ik weet niet hoe het met jou zit maar de administratie is niet echt mijn hobby. Toen ik 12 jaar geleden een bedrijf begon had ik dan ook al snel een potentieel probleem. Mijn urenregistratie bestond uit een enthousiast ontworpen Excel-lijst die ik dagelijks bij zou houden.
Ok, het was in het begin wel heel erg druk dus in praktijk deed ik dat wekelijks. Ahum, OK, soms wel eens per twee weken maar het was een goede methode. Meende ik.
“Het is als Formule 1 kijken door een periscoop”
Later heb ik nog andere methoden geprobeerd maar in praktijk merkte ik dat mijn urenregistratie heel simpel moest zijn anders daalde mijn enthousiasme vanaf dag 1. Daarop zijn we met een paar programmeurs software gaan ontwikkelen waarmee we de facturabele tijd op een prettige manier bij konden houden.
Al snel bleek dat onze oplossing de interesse ook buiten ons bedrijf de interesse had gewekt. Sindsdien praat ik regelmatig met andere ondernemers over urenregistratie: “Hoe ga je er nu mee om”, “Wat zijn de nadelen van die methode”, “Hoe zou je het graag zien”, etc, etc. Op basis van die ervaring heb ik 10 tips waarvan ik van mening ben dat ze een verschil kunnen maken voor menig bedrijf.
Ieder bedrijf en elke persoon is anders. Afhankelijk van je eigen werk, referentiekader en ervaring zullen sommige tips voor jou een open deur of juist verhelderend zijn. Met deze tips richt ik me op diegenen die vrijwel de volledige dag achter één of meerdere schermen zitten.
De oplettende lezer zal in de gaten krijgen dat niet alle 10 tips letterlijk gaan over het succesvol registreren van uren. Een aantal tips gaat over onderwerpen die er tegenaan zitten maar van grote invloed kunnen zijn op je prestaties tijdens je werk. Ik ben van mening dat je het beste presteert wanneer je lekker in je vel zit. Dat was voor mij reden om ook deze punten op te nemen in de top 10.
10 tips:
1. Hanteer een makkelijke methode
Hier begint het mee. De meeste ‘urenschrijvers’ hebben een hekel aan het schrijven van uren of eigenlijk aan de methode waarmee ze de uren bijhouden. Daar gaat het dan ook al gelijk mis. Je kunt jezelf en je medewerkers verplichten een briefje naast het scherm te leggen en die continue in te vullen. De kans is groot dat het enthousiasme vanaf het begin alleen nog maar gaat afnemen.
Je moet bij elk werk namelijk het briefje erbij nemen en nadenken: “Voor welke klant ga ik werken?”, “Wat ga ik doen?”, “Hoe omschrijf ik dat?” en “Hoe laat het is het nu?”. Bij het stoppen of onderbreken moet je die tijd ook weer opschrijven.
Klinkt niet lastig? Probeer het maar eens een week vol te houden. Het is vermoeiend om jezelf keer op keer die vragen te moeten stellen. Bovendien: waarom zou je? Met de juiste methode hoef je hier niet elke keer over na te denken: dat is voor je gedaan.
Op het einde van de week of maand moet je al die briefjes door nemen en deze invoeren in je administratie. Tussentijds bijsturen is vrijwel onmogelijk. Je overzicht is vergelijkbaar met Formule 1 kijken door een periscoop.
Zorg voor een methode die je aanstaat en waarbij je zo min mogelijk hoeft na te denken. Alleen dan ga je die methode ook echt gebruiken. Met de meeste digitale methoden zijn er mogelijkheden om direct relevante overzichten te kunnen bekijken.
2. Registreer ook klein werk
Hoe vaak kun je 8 uur achter elkaar draaien voor 1 opdracht? In praktijk zul je regelmatig gestoord worden: ‘even’ dit of een storing met grote impact. Er schiet gemakkelijk iets tussendoor. Je urenregistratie is er om jou te helpen en niet andersom. Je urenregistratie methode moet dan ook met veel kleine eenheden kunnen werken.
Je hoeft klein werk niet per se in rekening te brengen maar het is altijd goed om ook klein werk in kaart te brengen. Op die manier zie je eenvoudig hoe vaak en voor welke klanten je elke maand werkzaamheden ‘even’ tussendoor krijgt.
Na verloop van tijd kun je dan alsnog besluiten om voortaan ook klein werk in rekening te brengen. Of je kijkt samen met die klant hoe je werkzaamheden kunt bundelen. Links- of rechtsom: daar valt zeer waarschijnlijk winst te behalen.
3. Stroomlijn je processen
Als je uren verkoopt dan kun je er maar beter voor zorgen dat je ook zoveel mogelijk facturabele tijd kunt draaien. Niet-facturabele uren zijn je eerste verlies. Stroomlijn je processen dan ook: zorg dat je herhalende zaken in zo min mogelijk tijd kunt afhandelen.
Aanvragen, offertes, wijzigingen, status updates: maak templates zodat je deze werkzaamheden zo snel mogelijk kunt afhandelen. De klant moet zich gewaardeerd voelen en krijgen waar die om vraagt dus let erop dat je de templates kunt aanpassen mocht dat nodig zijn.
4. Baas over je eigen werkplek
Als je als zelfstandige werkt kun je dit punt anders invullen dan wanneer je werkt voor een groot bedrijf. Het punt blijft dat jij baas bent over jezelf. Jij bent verantwoordelijk voor je eigen geluk en gezondheid. Richt je werkplek in zoals jij het fijnste werkt. Je baas en klanten hebben daar profijt bij want als je lekker in je vel zit werk je over het algemeen geconcentreerder, sneller en nauwkeuriger.
Luister dus naar jezelf en ga na wat jij prettig vind: muziek aan of juist niet. Koffie of water. Lastig werk als eerste of opstarten met makkelijk werk.
5. Voorkom procrastinatie
Procrastinatie is het fenomeen waarbij je werk voor je uit schuift terwijl je weet dat je dat eigenlijk niet zou moeten doen. Doe het dan ook niet. Vraag jezelf af waarom je een opdracht nu niet wil doen: is het wel duidelijk wat er moet gebeuren? Moet je nog iets uitzoeken? Wat het ook is: zorg dat je werk nooit zonder geldige reden voor je uit schuift.
In de meeste gevallen is er een (onbewuste) reden waarom je werk opschuift naar ‘later’ of morgen. Bedenk bij jezelf waarom je het op wil schuiven. Je hoeft het misschien nu niet te doen maar het is wel zo prettig om te weten waarom je er niet aan wil beginnen. Zodra je de reden weet kun je er iets aan doen.
Door het obstakel weg te halen krijg je geen hekel aan dat specifieke werk. Ondertussen leer je jezelf en je werkomgeving nog beter kennen. Daar profiteer je elke dag van.
6. Laat je mail niet de hele dag open staan
Ken je dat: die eerste dag na je vakantie. De meeste mails had je al gelezen maar toch: voordat je je mailbox op orde hebt ben je je vakantiestemming definitief kwijt. Elke mail is een verrassing: kopietjes van collega’s, nieuwe opdrachten en de zoveelste wijziging van die ene klant.
Het lijkt heel logisch om je mailprogramma de hele dag ‘open’ te hebben staan. Of het verstandig is, is maar de vraag. Het hangt ook af van je werk natuurlijk: in sommige gevallen kun je je mail gewoon niet sluiten.
De meesten van ons kunnen dat eigenlijk zonder problemen. Voor hen kan het juist een verademing zijn om de mail een aantal keer per dag te openen. Neem in dat geval een kwartier of half uur om nieuwe mails direct af te handelen. Doe dat een paar keer per dag en sluit de mail tussendoor.
Zo voorkom je dat er hele gezellige maar tijdrovende ‘gesprekken’ via de mail ontstaan met elke minuut een nieuw antwoord. Tegelijkertijd heb je de rest van de dag de rust om je werk af te handelen zonder dat je gestoord wordt door een pop-up over een nieuwe mail.
7. Sluit jezelf tijdelijk helemaal af
Je moet bereikbaar zijn. Tegenwoordig in elk geval telefonisch en via e-mail. Maar moet je dat ook per se de hele dag zijn? Heb jij bepaalde werkzaamheden die je het liefste in één keer zou willen uitvoeren? Geef jezelf die vrijheid.
Sluit jezelf dan ook eens af van je omgeving. Even geen telefoon en geen mail. Concentreren en gaan met die banaan! Gemiste telefoontjes bel je later die ochtend terug en e-mail beantwoord je net voor de lunch. Als je jezelf nooit toestaat om je af te sluiten terwijl je dat eigenlijk wel nodig hebt dan laat je anderen onbewust je dag bepalen. De kans is groot dat de beller of e-mail best even kon wachten. Waarom neem je die vrijheid dan niet?
In het ene geval waarbij er echt brand is kun je alsnog afwijken van je plan. In praktijk kan dat nog best eens meevallen. In dat geval heb jij je rust en je klant een professional met tijd voor zijn probleem.
8. Uren en bewijs op één plaats
Hoe vaak krijg je tijdens de uitvoering aanvullende wensen of wijzigingen? Hoe krijg je die binnen? Via e-mail? Dan is het belangrijk dat je voorkomt dat die e-mails verloren raken. Voor het overzicht is het wel zo prettig wanneer je die e-mails er makkelijk bij kunt nemen.
De meeste bedrijven beschikken niet over een systeem waarmee ze uren en bewijsmateriaal in één omgeving bewaren. De voordelen van zo’n opzet zijn groot. Je krijgt namelijk nog meer overzicht. Bij vragen vanuit de klant of het management kun je bovendien veel makkelijker en sneller aantonen waarom bepaalde beslissingen zijn genomen.
9. Automatiseer je urenregistratie
Door je urenregistratie te automatiseren voorkom je ook de benodigde tijd waarmee je anders overzichten handmatig maakt. Hoeveel uren hebben we aan dat project besteed? Hoeveel uren hebben we dan nog over en wat moet er gebeuren?
Met een automatische urenregistratie weet je voortaan op elk moment van de dag hoe je ervoor staat. Ongeacht het aantal medewerkers: jij hebt de controle. Dankzij overzichten die 100% up-to-date zijn kun je ook tijdig bijsturen en je klanten vooraf informeren.
10. Minimaliseer administratieve tijd
De tijd die je kwijt bent aan de administratie kun je niet in rekening brengen. Dan is het zonde natuurlijk wanneer je per maand 8 uur bezig bent met je administratie. Tel maar uit wat dat kost op jaarbasis.
Je urenregistratie zou er dan ook of afgestemd moeten zijn dat je facturen met zo min mogelijk tijd kunt maken en bij je klant kunt bezorgen. Houd eens bij hoeveel tijd je administratie op dit moment echt kost. Wat zou een tijdsbesparing van 30% ten opzichte van nu op jaarbasis opleveren?
Wat je met de bespaarde tijd doet is aan jou: meer facturabele tijd draaien of soms een vrijdagmiddag iets eerder naar huis. De keuze is helemaal aan jou.
Conclusie
Met de juiste urenregistratie bereik je méér omzet in minder tijd. Een goede urenregistratie geeft je daarnaast overzicht en controle. Deze ingrediënten zullen je helpen om op een fijnere en leukere manier te werken.
Jeroen is al meer dan 15 jaar betrokken bij Dutchcowboys. Voornamelijk als digital content creator. En dan voor alle titels van The Blogidea Factory. Liefhebber van advertising, entertainment, tech, gadgets, en eigenlijk alles online.