7 tips voor een succesvolle overstap naar de cloud

Consumerization van IT wordt gezien als een zegen voor organisaties. Medewerkers willen altijd en overal toegang tot bedrijfsinformatie. En als je dat op de juiste manier weet te faciliteren kunnen ook de productiviteit en efficiëntie worden verhoogd. Cloud computing biedt vele mogelijkheden maar voor veel organisaties toch ook nog de nodige hoofdbrekers. Proact komt met 7 tips voor een succesvolle overstap naar de cloud.

1. Opstellen van een business continuity-plan
Ontwikkel bij uitbesteding van je bedrijfsdata allereerst een business continuity-plan waarin de gradatieniveaus van de data worden vastgelegd, wordt bepaald hoe de beveiliging en beschikbaarheid van deze verschillende dataniveaus eruit moet zien en welke stappen moeten worden genomen bij dataverlies of (tijdelijke) onbereikbaarheid van de data.

2. Welke data breng je waar onder
Bij uitbesteding van je data aan de hand van een cloudmodel is niet gezegd dat je al je data buiten de bedrijfsmuren moet plaatsen. Het is ook mogelijk om te kiezen voor een hybride model waarbij gevoelige informatie binnen de bedrijfsmuren wordt gehouden en informatie die of minder kritisch is of minder vaak benaderd hoeft te worden extern wordt geplaatst.

3. Service Level Agreements
Beveiliging en backup van uitbesteedde data is cruciaal. Het is belangrijk om hier met de externe dienstverlener heldere afspraken over vast leggen in de vorm van SLA’s. Hierin kunnen zaken worden vastgelegd als ‘Hoe lang duurt het voordat ik weer over mijn data kan beschikken bij storing?’ en ‘wat gebeurt er met mijn data wanneer de samenwerking beëindigd wordt?’.

4. Opslagregels
Wettelijke regelgeving verplicht dat bepaalde data binnen de landsgrenzen wordt opgeslagen of – in het geval van financiële documenten – zelfs in eigen beheer bewaard wordt. Laat je hier als organisatie goed over informeren door de externe dienstverlener.

5. Een wildgroei van data
Eén van de voordelen van cloudstorage is schaalbaarheid. De benodigde opslagcapaciteit is eenvoudig uit te breiden, naar gelang de zakelijke behoefte van de organisatie. Nadeel is echter dat medewerkers minder de noodzaak zullen voelen om zuinig met de beschikbare ruimte om te gaan en niet gebruikte bestanden te verwijderen. Werk aan interne bewustwording, zorg voor een helder data-ownership beleid en informeer bij de externe dienstverlener naar de beschikbare technologieën voor dataoptimalisatie.

6. Datatoegang
Om iedereen altijd en overal op ieder apparaat toegang te kunnen geven tot centraal opgeslagen data is een goed toegangsbeheer essentieel. Stem het toegangsmanagement goed met de externe dienstverlener af en geef medewerkers, partners en klanten uitsluitend toegang tot de voor hen relevante informatie. Hierbij kan onder meer gebruik worden gemaakt van versleuteling van data en toegangscodes.

7. Communiceer de nieuwe voorzieningen en regels met medewerkers
Om ervoor te zorgen dat medewerkers ook daadwerkelijk zo optimaal mogelijk gebruik gaan maken van de nieuwe opslagmogelijkheden, is het belangrijk hen goed te instrueren. Binnen veel organisaties wordt door medewerkers gebruik gemaakt van gratis tools voor het delen van documenten – zoals Dropbox – zonder stil te staan bij de veiligheidsrisico’s. Voorkom dit door de veilige alternatieven helder onder de aandacht te brengen en optimaal te faciliteren.

“Door de consumerization of IT zijn veel bedrijven op zoek naar flexibele opslagmogelijkheden binnen een veilige omgeving. Hier zijn voldoende opties voor, maar het is aan de externe serviceproviders en leveranciers om organisaties hier goed over te informeren,” aldus Ties Beekhuis, CTO van Proact. “Door met een goed doordachte strategie een hybride model of private cloud in te richten verhogen bedrijven niet alleen de veiligheid en flexibiliteit van hun storageomgeving, maar worden bovendien de nodige kosten bespaard op het vlak van beheer en apparatuur.“