Verbeter SharePoint adoptie; It’s about people!

Vorig artikel Volgend artikel
Verbeter SharePoint adoptie; It’s about people!

SharePoint implementatie vs. adoptie

Waar SharePoint implementaties over het algemeen goed gaan, lopen SharePoint adopties vaak een stuk moeizamer. Hoe komt dat toch? Hoewel het lastig is om dit onderwerp in een blog te duiden, waag ik toch een poging, wetende dat ik onmogelijk volledig en allesomvattend kan zijn.

De kern zit hem in het feit dat een SharePoint implementatie als veranderproces moet worden beschouwd.

HR

Een van de allerbelangrijkste redenen van een moeizame adoptie in mijn opinie is het ontbreken van HR in het implementatietraject. SharePoint werd en wordt teveel door IT als platform aangeboden en waar de business wel wordt betrokken en aangesloten zijn dit op zijn best power users, ambassadeurs, de afdeling marketing en communicatie en soms de afdelingsmanagers. Maar als we teruggaan naar de essentie van SharePoint, dan is SharePoint vooral een platform waar anders met elkaar gewerkt dient te worden. Tuurlijk, het opslaan van documenten is een van de vele aspecten waar SharePoint voor kan worden gebruikt, maar SharePoint is en kan zoveel meer en komt pas tot zijn recht als er een (Enterprise) collaboration strategie achter zit. SharePoint raakt hoe mensen werken (of zouden kunnen werken) door kennis en informatie te delen. Door samen te werken aan informatie, updates te delen, nieuws te delen en afdelingen te faciliteren met bijvoorbeeld teamsites, projectensites, (project)taken, gemeenschappelijke mail en meer. Enterprise social met de SharePoint newsfeed of de Yammer feed verbindt en informeert medewerkers. Sneller antwoord op je vraag en zelf nieuws en onderwerpen van jouw keuze volgen.

Als SharePoint uitsluitend als (verplicht) Document Management systeem wordt ingezet, dan is het met de adoptie vaak nog wel aardig gesteld, omdat men wel moet. Maar zodra SharePoint als Enterprise Social Collaboration platform wordt ingezet, dan valt de adoptie een heel stuk lastiger te dirigeren. Zit dat hem dan in SharePoint? Of zit dat hem veel meer in mensen? Feit is dat mensen in principe moeilijk veranderingen accepteren. Mensen zijn gewend om te mailen. Even een vraag stellen via mail, een document met iemand delen via de mail…er zijn zat mensen die e-mail nog steeds als primaire tool gebruiken. En er zijn zat organisaties die mail nog steeds gebruiken als belangrijkste informatie- en nieuwskanaal. Als dus verwacht wordt dat mensen zelf gaan bloggen, zelf nieuws gaan delen op andere manieren, zelf gaan brengen in plaats van halen, dan is dat een valse verwachting. Wie van de medewerkers blogt nu actief op externe media om kennis te delen? Minder dan 5%? Waarom zou men met een interne tool dit wel gaan doen?

Strategie

Het is eigenlijk heel opvallend dat SharePoint als platform wordt ingezet zonder dat hier een strategie en visie van de afdeling HR aan te pas komt. SharePoint raakt hoe mensen werken, hoe mensen productief kunnen zijn en dingen gedaan krijgen. ‘Getting things done’, zeggen we bij Microsoft vaak. Dat betekent dus eigenlijk vooral dat een SharePoint implementaties geen IT proces is, maar veel meer een mensen proces. Een HR proces.

In de periode dat ik bij Randstad HR Solutions werkte, was ik bezig met het begeleiden van mensen in een volgende carrièrestap. ‘Waar zie je jezelf staan over vijf jaar?’ Bijzonder boeiend, maar toen ik zelf met SharePoint in aanraking kwam, werd voor mij duidelijk dat dat nog een veel mooier gedachtengoed verborg. Niet één persoon helpen naar een next step, maar een hele organisatie helpen naar de volgende stap. Een stap in de toekomst. Om effectiever te werken, om slimmer te werken, om SAMEN te werken en meer gebruik te maken van de reeds aanwezige kennis en kunde.

Als je tools aanbiedt om dit te faciliteren, wil dat nog niet zeggen dat mensen hier dan ook automatisch gebruik van gaan maken. Juist niet. Net zoals een carrièrestap soms een zorgvuldige begeleiding vraagt, geldt hetzelfde voor SharePoint. Mensen gaan pas echt anders werken als ze zelf ook de voordelen zien en de vraag ‘What’s in it for me’ voor hen beantwoord is.

Tools

Uiteindelijk kun je heel veel tools en middelen bedenken om gebruikers met SharePoint te laten werken. Dat is ook allemaal wel gebeurd. Trainingen, workshops, luistersessies, quick reference cards, klein beginnen, gamifications, reputatiescores binnen SharePoint en ga zo maar door. En toch blijft de adoptie een heet hangijzer. Waarom? Omdat ze zich allemaal richten op het beïnvloeden van mensen en het aanmoedigen en belonen van gebruik. Is dat dan slecht? Nee, integendeel. Het is een noodzakelijk onderdeel in het adoptieproces. Echter, waar vergeten wordt dat de mens zelf moet willen veranderen en vanuit een intrinsieke motivatie moet willen gaan delen, zal de adoptie nooit dat niveau bereiken wat gewenst wordt. En een tweede kanttekening daar gelijk bij; nooit iedereen zal actief gaan delen. Om het platform een succes te laten worden, is dat ook niet nodig. Stel realistische doelen ten aanzien van het actieve gebruik en acteer daarop.

Plan

Dit vraagt dus om een zorgvuldige planning, wil je succesvol SharePoint implementeren. En HR mag daarin niet worden vergeten. Sterker nog, het draait om HR. Begin daarom eens bij HR om te kijken hoe zij naar de organisatie kijken en de onderlinge samenwerking waarderen. En vraag of HR een leidende rol wil nemen in de adoptie. HR is gewend met menselijke veranderprocessen te werken en deze te initiëren en kan dit vanuit die rol vele malen beter dan een afdeling IT ooit zou moeten willen kunnen.

On the end en het punt van mijn betoog: SharePoint is veel meer een HR veranderproces dan een IT product. Daar verandert ook de Cloud niks aan. Begin bij het begin; stel de mens centraal en de kans dat SharePoint adoptie slaagt, wordt vele malen groter!

Reageren is uitgeschakeld omdat er geen cookies opgeslagen worden.

Cookies toestaan Meer informatie over cookies