Redactie Dutchcowboys
De redactie van Dutchcowboys is te bereiken via redactie@dutchcowboys.nl
[Tom de Munck] Met mobiel internet op bijna elke mogelijke plaats zijn we bereikbaarder dan ooit. Maar hoe blijf je in deze drukke tijd -waarin je soms wel tientallen mailtjes per dag ontvangt- de baas over je eigen mailbox? Vijf praktische tips.
1. Check wat je leest
Het klinkt simpel en dat is het ook. Ga na welke berichten je zonder (direct) te lezen naar de prullenbak verplaatst. Nieuwsbrieven die je niet meer leest? Doe er iets aan. De stroom berichten zal alleen stoppen als jij er iets aan doet. Mocht je je niet kunnen afmelden, dan kun je in Gmail instellen dat berichten die aan jouw criteria voldoen, bij binnenkomst direct naar de prullenbak verplaatst worden.
2. Schakel meldingen uit
Denk hierbij aan meldingen van social media en je mobiele telefoon, tablet of laptop. Wil je niet gestoord worden? Zet dan de meldingen uit of zet je apparaat tijdelijk op vliegtuigmodus. Als je toch telefonisch bereikbaar wilt blijven, schakel dan je wifi-verbinding en dataverbinding van je telefoon uit. Je bent dan nog wel bereikbaar voor telefoonoproepen en sms’jes.
3. Stel regels op voor automatische labels
Geef bijvoorbeeld berichten met het woord ‘factuur’ automatisch het label ‘Administratie’ mee. Het handige aan Gmail is dat je meerdere labels aan een bericht kunt toewijzen. Je kunt berichten op die manier gemakkelijk terugvinden.
4. Archiveer
Een opgeruimde mailbox geeft rust. Na het beantwoorden van berichten blijft de conversatie nog in je Postvak IN staan. Als je na het beantwoorden van berichten het bericht archiveert, komt het tussen ‘alle berichten’ te staan. Het verdwijnt dan uit je postvak en is weer vindbaar via de zoekfunctie. Zodra je een reactie ontvangt, belandt de conversatie weer automatisch in je Postvak IN.
5. Lenteschoonmaak
De grote en bijna onbeperkte opslagruimte maakt het minder aantrekkelijk om je mailbox op te ruimen. Alhoewel het buiten nog niet warm is, is het wel handig om uit te voeren. Welke berichten heb je niet meer nodig? Verwijder ze. Doorzoek bijvoorbeeld je mailbox op woorden als ‘aanbieding’ en ‘nieuwsbrief’.
Veel succes!