Nauwkeurige verlofadministratie levert organisaties geld op
De verlofadministratie voor 2009 is alweer enige tijd afgesloten, dit
betekent dat het tijd wordt om de verlofrechten voor 2010 te berekenen.
Wat veel organisaties niet weten, is dat de verschillende verlofsaldo’s
(vakantiedagen, adv-dagen en tijd-voor-tijduren) niet vanzelfsprekend
bij elkaar op kunnen worden geteld. De diverse verlofsoorten hebben een
verschillend wettelijk karakter en daarom moet er met iedere
verlofsoort anders worden omgegaan. SD Worx Nederland,
aanbieder van payroll en HR-diensten, zet de verschillende
verlofsoorten op een rij en geeft advies over het voeren van een
nauwkeurige verlofadministratie.
Vakantiedagen
In
de wet is geregeld dat vakantiedagen een verjaringstermijn hebben van
vijf jaar, gerekend na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de
aanspraak op vakantiedagen is ontstaan. De verjaringstermijn is
ingesteld zodat medewerkers de mogelijkheid hebben om langdurig verlof
op te nemen. Werkgevers kunnen hierdoor te maken krijgen met een
veelvoud aan opgespaarde dagen, een zogenoemd verlofstuwmeer. Daarnaast
moet er bij uitbetaling van niet-opgenomen vakantiedagen bij het einde
van een dienstverband en bij tussentijdse betaling van de
bovenwettelijke vakantiedagen (art. 7:641 BW), vakantietoeslag (8%)
worden betaald.
Adv-dagen
Het recht op
adv-dagen is – anders dan vakantiedagen – niet geregeld in de wet maar
in de cao, individuele arbeidsovereenkomst of arbeidsvoorwaarden.
Adv-dagen zijn bedoeld om het verlies van arbeidsplaatsen tegen te gaan
en nieuwe werkplaatsen te creëren.
Een belangrijk verschil met de
vakantiedagen is dat niet opgenomen adv-dagen aan het einde van het
verlofjaar komen te vervallen. Daarnaast hoeven opgebouwde, (nog
niet-genoten) adv-dagen bij het einde van een dienstverband niet worden
uitbetaald tenzij beide partijen dat expliciet zijn overeengekomen. In
principe kunnen tijdens ziekte geen adv-dagen worden opgebouwd en over
adv-dagen wordt geen vakantietoeslag betaald.
Tijd-voor-tijduren
De
tijd-voor-tijdregeling is vastgelegd in de cao, individuele
arbeidsovereenkomst of arbeidsvoorwaarden en houdt in dat overwerk in
de vorm van tijd wordt vergoed. Vaak is er in de tijd-voor-tijdregeling
een bepaling opgenomen over de termijn waarbinnen deze uren opgenomen
moeten worden. Worden de uren niet binnen deze termijn opgenomen, dan
vervallen ze niet maar worden ze uitbetaald. Over deze uren wordt geen
vakantietoeslag betaald.
Een heldere verlofadministratie loont
Uit
het bovenstaande overzicht blijkt dat de diverse verlofsoorten een
andere benadering vragen. Sabrina Ritzen, HR-consultant bij SD Worx
Nederland, geeft aan wat de voordelen zijn van een heldere
verlofadministratie. “Voor elke organisatie is het belangrijk om een
goede verlofadministratie bij te houden. Zo ontstaan er geen discussies
over de opgebouwde en opgenomen verlofuren. Daarnaast is het belangrijk
dat elke verlofsoort die binnen de organisatie wordt gehanteerd ook
daadwerkelijk geadministreerd wordt. Te vaak zien we in de praktijk dat
de verschillende verlofsoorten als één en dezelfde worden beschouwd.
Hierdoor weet de werkgever niet wat de wettelijke en bovenwettelijke
vakantiedagen zijn, wanneer vakantierechten verjaren en over welke
verlofuren er nu wel of juist geen vakantietoeslag moet worden betaald.”
Ritzen
illustreert bovenstaande uitspraak met een rekenvoorbeeld. “Stel dat
een bedrijf met 50 medewerkers geen onderscheid maakt tussen het
wettelijk regime van de verschillende verlofsoorten en hier ook geen
afspraken over heeft vastgelegd. Alle verlofuren worden meegenomen en
samengevoegd in het volgend verlofjaar. Ervan uitgaande dat in deze
organisatie het gemiddeld uurloon € 15,50 is en medewerkers gemiddeld
2,5 adv-dagen niet opnemen, dan zorgt dit voor een onnodige kostenpost
van ruim € 15.500,- voor het nieuwe jaar. Niet opgenomen adv-dagen
komen immers aan het einde van het verlofjaar te vervallen. Daarnaast
worden verlofuren ieder jaar duurder. Ze worden afgerekend tegen het
laatstverdiende loon, wat beduidend hoger kan liggen dan enkele jaren
daarvoor. Bovendien wordt, doordat alle verlofsoorten bij elkaar
“geveegd” worden, over elk uur vakantietoeslag berekend bij het
(tussentijds) afrekenen van de verlofuren, terwijl dit alleen over de
vakantie-uren verplicht is.”
Kortom, een nauwkeurige
verlofadministratie loont, voorkomt dure fouten en geeft zowel de
medewerkers als de werkgever waar hij recht op heeft.
(625 woorden)